CoCo-SAlma - Contrôle des correspondances des cotes Sudoc-Alma

Coco-Salma est un outil visant spécifiquement à contrôler la correspondance des cotes pour un PPN entre les données d'exemplaire du Sudoc en utilisant le webservice MARCXML de l'Abes et les holdings d'Alma. N'étant personnellement pas fan de posséder un document dans plusieurs localisations, elle signale également la présence de plusieurs cotes.

Évitez d'avoir d'autres fichiers Excel ouverts pendant l'analyse (dans le cas où une erreur de programmation pourrait faire intéragir Constance avec des fichiers non prévus).

Version du 14/10/2021. En cours de réécriture.

Initialisation

Enregistrez le document CoCo-SAlma2.xlsm (Coco-Salma dans le reste du document) dans un dossier de travail. Attention, Coco-SAlma créera un dossier à l'emplacement où vous sauvegarderez ce fichier.

Allumez Coco-Salma, remettez à zéro les données grâce bouton dans la feuille Introduction puis rendez-vous dans la feuille Données :

• choisissez un nom pour le fonds en G2 (le dossier créé portera le nom CoCo-SAlma_NomDuFonds) ;
• entrez en I2 le RCR de votre bibliothèque (manuellement ou en appuyant sur Alt + flèche du bas pour afficher une liste déroulante), ce qui remplira automatiquement le nom de la bibliothèque.

Ajouter une bibliothèque

La liste des bibliothèques se trouvent sur la feuille Introduction en colonnes S:T. Pour le nom de la bibliothèque dans Alma, il doit correspondre exactement à son intitulé dans Alma. La liste déroulante des RCR se mettra automatiquement à jour après un ajout (jusqu'à 297 bibliothèques. Au-delà, il faudra modifier la formule).

À noter : la sélection de bibliothèque se fait via le RCR mais une modification pour se faire via l'intitulé de la bibliothèque est tout à fait possible avec peu de changements.

Renseigner la liste des PPN

À partir d'une liste de PPN d'Alma

Exportez d'Alma une liste de Titres physiques, renommez-la export_alma.xlsx et placez-la dans le même dossier que Coco-Salma. Dans Coco-Salma, purifiez la liste de PPN via le bouton de la feuille Introduction. Veillez à ne pas ouvrir export_alma.xlsx avant de lancer la purification.

À partir d'une liste de PPN déjà établie

Collez votre liste de PPN dans la Liste de PPN originale. Coco-Salma prend en compte les 9 derniers caractères de la cellule, si votre liste se présente sous la forme PPN 123456789 ou (PPN)123456789 ce n'est pas la peine de la retoucher, ni de rajouter des 0 en début de PPN, elle les ajoutera automatiquement.

Générer la liste pour l'export et importer les données

Une fois la liste de PPN renseignée, générez la liste des PPN pour l'export via le bouton de la feuille Introduction. Cette étape créera le dossier, qui contiendra deux fichiers :

• Fichier_ppal.xlsm, qui est la version de travail de Coco-Salma pour le traitement de ce fonds ;
• import_alma.xlsx, qui est le document à utiliser pour exporter la liste des cotes d'Alma.

Note : plus la liste est longue, plus cela peut prendre du temps.

Cas n° 1 : vous avez importé la liste de PPN originale depuis Alma

Dans ce cas, déplacez le fichier export_alma.xlsx dans le dossier CoCo-SAlma_NomDuFonds. Vous pouvez également supprimer le fichier import_alma.xlsx.

Cas n° 2 : votre liste de PPN originale ne vient pas d'Alma

Dans ce cas, il va falloir générer l'export. Connectez-vous à Alma, puis rendez-vous dans Admin puis Gérer les jeux. Sélectionnez Ajouter un jeu puis exemplarisé. Remplissez alors le formulaire en :

• nommant le jeu ;
• ajoutant un description si vous le souhaitez ;
• choisissant Titres physiques comme type de contenu ;
• sélectionnant Privé ;
• sélectionnant À partir d'un fichier.

Cliquez ensuite sur l'icône de dossier et sélectionner le fichier import_alma.xlsx. Finissez cette étape en cliquant sur Enregistrer.

Attendez ensuite que le jeu soit importé, puis faites un clic droit sur son nom et sélectionnez Membres. Exportez enfin la liste de résultats avec Excel (tous les champs), puis enregistrez le fichier sous le nom export_alma.xlsx et placez-le dans le dossier CoCo-SAlma_NomDuFonds.

Lancement de l'analyse

À ce stade, votre dossier doit contenir trois (parfois deux pour le cas n° 1) fichiers :

• export_alma.xlsx ;
• Fichier_ppal.xlsm ;
• import_alma.xlsx (si vous ne l'avez pas supprimé. À ce stade, il ne sera plus utilisé).

Si vous possédez bien les deux premiers, lancez l'analyse via le bouton de la feuille Introduction.

Celle-ci peut prendre du temps selon la taille de la liste (par exemple, 18:17 pour 5507 titres). Durant l'analyse, évitez de toucher aux fichiers du dossier CoCo-SAlma_NomDuFonds, au cas où.

Une fois qu'elle est terminée, une pop-up vous indiquera que l'analyse est terminée, vous indiquant par ailleurs le temps de traitement.

Fonctionnement

En cours d'écriture

Résultats

À ce stade vous pouvez si vous le souhaitez exporter les résultats dans un autre classeur (clic droit sur la feuille Résultats, Déplacer ou copier, Nouveau classeur, cocher Créer une copie, OK).

Vous pouvez également filtrer les données pour en faciliter la lecture. Par ailleurs, un code couleur est utilisé pour la liste des résultats :

• colonne Correspondance ? :
  • bleu : un problème a été détecté dans Alma (prioritaire sur le Sudoc) ;
  • rouge : un problème a été détecté dans le Sudoc ;
  • orange/jaune : un problème a été détecté, sans plus de précision.
• colonne Cotes (Alma et Sudoc) :
  • rouge : absence de cote dans ce logiciel ;
  • vert : plusieurs cotes détectées.

Quelques précisions sur les résultats

• Si plusieurs cotes sont détectées dans le Sudoc ou dans Alma pour votre RCR / bibliothèque, Correspondance ? affichera Double localisation et les cotes dans les colonnes en question seront séparées par la chaîne de caractères ;_;.
• S'il n'y a pas correspondance ou que le PPN dans le Sudoc n'a pas son équivalent dans Alma (ou inversement), Correspondance ? affichera Non et sera coloré en orange (ou bleu ou rouge si l’erreur est précisée).
• Par ailleurs, il peut y avoir de bonnes correspondances tout de même signalées si plusieurs localisations sont utilisées.
• Attention, il est possible que certaines cotes soient des "faux positifs", il n'y aura pas de problème mais la manière de comparer aura échoué (ex : il y a un espace de trop, une minuscule à la place d’une majuscule, etc.).
• Enfin, Coco-Salma désigne comme PPN incorrect toute entrée pour laquelle elle n’a pas pu récupérer le PPN via le webservice MARCXML de l'Abes. Cela ne veut pas dire que le PPN est forcément incorrect. Si vous constatez un nombre anormal de PPN incorrects, relancez une analyse sur cette liste et/ou sur la liste des résultats Pas de cote Sudoc pour lesquels aucun PPN n’est associé dans la colonne Sudoc. (Plus d’informations à ce sujet dans la partie sur le fonctionnement)

Nettoyer une fois achevé

Une fois le traitement fini ou la feuille de résultats exportée :

• supprimez si vous le souhaitez les fichiers inutiles (export_alma.xlsx, import_alma.xlsx ou tout le dossier Coco-Salma_NomDuFonds si vous avez exporté les résultats) ;
• supprimez le jeu dans Alma si vous l’avez créé et que vous ne comptez pas le réutiliser.