Skip to content

Latest commit

 

History

History
143 lines (81 loc) · 12.8 KB

Методичка по ранней печати карт.md

File metadata and controls

143 lines (81 loc) · 12.8 KB
Raw

{% toc %}

Этапы

Получение персональных данных

Можно делать это через приемку, можно через учебную часть. Но чем быстрее с момента выхода приказов о зачислении у вас появятся эти персональные данные, тем скорее вы приступите к следующим этапам и раньше напечатаете карты Зачет.

Перечень необходимых персональных данных:

  • Фамилия, Имя, Отчество

  • Электронная почта

  • Телефон

  • Дата рождения

  • Пол

  • Форма обучения (бюджет/контракт)

  • Фотография

{% note alert "Формат фотографий" %}

  • Фотография должна быть в формате .jpg.

  • Размер: 200x260. Ни одно из значений не может быть меньше. но одно из них может быть чуть больше. Т.е. 195х260 не подойдет. А вот 200х267 подойдет.

  • Если фотки изначально больше, надо их сжать до указанного размера

  • Просите фотографии одиночными файлами по одной фотке в каждом с названиями, по которым можно понять, чье это фото. Нам так в первый раз прислали фотки в формате PDF с тремя дубликатами в файле (см. скриншот)

    ![Screenshot 2023-08-06 at 20.41.49.png](/homepage/profcomff/rannjaja-pechat-kart-zachet/.files/screenshot2023-08-06at20.41.49.png =x400)

{% endnote %}

Обработка, очистка персональных данных

Скорее всего эти данные вы получили в очень хаотичном виде, возможно даже в разных таблицах. Ваша задача привести их к единому формату: Эксель табличке и ZIP-архиву с фотками

{% file src="/homepage/profcomff/rannjaja-pechat-kart-zachet/.files/shablondljasozdanijalk.xlsx" name="Шаблон_для_создания_ЛК.xlsx" type="application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet" %}

В шаблоне красным выделены столбцы, которые трогать не нужно. Все остальное надо заполнить под данным о ваших первокурсниках.

Возможные сложности при приведении данных в нужный вид

{% cut "ФИО на латинице" %}

Чтобы получить ФИО студентов в т.ч. на латинице (без них создать ЛК и выпустить карту не получится) надо воспользоваться следующей формулой Эксель для перевода ФИО на латиницу.

=ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(
ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(
ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(
ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(
ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(
ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(
ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(
ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(
A1;
"А";"A");"Б";"B");"В";"V");"Г";"G");"Д";"D");"Е";"E");"Ё";"Yo");"Ж";"Zh");"З";"Z");"И";"I");"Й";"Y");
"К";"K");"Л";"L");"М";"M");"Н";"N");"О";"O");"П";"P");"Р";"R");"С";"S");"Т";"T");"У";"U");"Ф";"F");
"Х";"Kh");"Ц";"Ts");"Ч";"Ch");"Ш";"Sh");"Щ";"Sch");"Ы";"Y");"Э";"E");"Ю";"Yu");"Я";"Ya");"а";"a");
"б";"b");"в";"v");"г";"g");"д";"d");"е";"e");"ё";"yo");"ж";"zh");"з";"z");"и";"i");"й";"y");"к";"k");
"л";"l");"м";"m");"н";"n");"о";"o");"п";"p");"р";"r");"с";"s");"т";"t");"у";"u");"ф";"f");"х";"kh");
"ц";"ts");"ч";"ch");"ш";"sh");"щ";"sch");"ъ";"y");"ы";"y");"ь";"");"э";"e");"ю";"yu");"я";"ya")

{% note alert "Альтернативные способы перевода" %}

Главное не пробуйте пользоваться переводом с русского на английский. Иначе фамилии, типа “Грибов” превратятся в ”Mushrooms” их будет так много, что руками не почистишь.

{% endnote %}

{% endcut %}

{% cut "Формат названия фотографий в таблице" %}

Названия фотографий в таблице должны быть в формате: user/images/*file_name*.jpg,
где *file_name*.jpg — название файла.

При этом сами файлы фотографий тоже должны называться так же, как в таблице.

По сути тут вам надо скопировать названия всех файлов фотографий и вставить их в таблицу в соответствующие им строки. Как это сделать:

  • привести названия фоток в удобный вид (например все названия по вида “Иванов_иван_иванович.1234.jpg“

  • отсортировать файлы по названию (вам же проще будет поток добавлять их в таблицу)

  • выделить все файлы и скопировать их (CMD/CTRL + C)

  • вставить файлы (CMD/CTRL + V) в .txt файл, чтобы остались только названия на отдельных строках

  • скопировать и вставить эти названия в таблицу, отсортированную по ФИО. Если все было сделано верно, то у вас кол-во строк с названиями файлов должно совпадать с кол-вом строк ФИО и они должны соответствовать друг другу

{% endcut %}

Создание личных кабинетов

Когда все данные будут собраны, их необходимо передать в ОПК ответственному за Базу Членов Профсоюза (сейчас Марина Худякова). На этом этапе могут вскрыться ошибки вашей обработки, повторяющиеся студенты, а также студенты, которые уже имеют ЛК (перепоступление на 1 курс с этого или другого факультета)

Все аккаунты первокурсников необходимо перевести в статус “Заявки“.

Печать карт

Этот этап может занять от 10 до 20 рабочих дней. Все будет зависеть от бухгалтерии, кол-ва карт и скорости их печати на стороне компании-изготовителя. Закладывайте эти сроки, когда будете обрабатывать данные.

Выгрузка и печать белых заявлений

В кабинете администратора Базы Членов Профсоюза вам надо выгрузить белые заявления всех новых пользователей. Они будут выгружены в виде ZIP-архива с кучей DOCX файлов. Ваша задача — распечатать их.

Как это сделать:

  • если файлов не много, можно вручную конвертировать каждый в ПДФ и распечатать

  • можно попробовать выделить все и распечатать их прямо из файлового менеджера, но такое не везде работает

  • можно попробовать выделить все и конвертировать в ПДФ прямо из файлового менеджера, но не везде работает

Имейте в виду, что процесс конвертации может занять у вашего компьютера до 20 минут, в зависимости от кол-ва файлов и мощности компьютера.

Проведение очного вступления

Здесь вам надо заранее соотнести все распечатанные анкеты с людьми, которым они предназначены. Возможно у вас первая встреча проходит по группам и вы знаете, какие студенты в каких кабинетах будут — воспользуйтесь этим.

Ваша задача — сделать процесс вступления максимально простым и удобным для студента. Если он придет в кабинет 31 августа и на столе перед ним вместе с другими доками от факультета/профкома уже будет лежать его персональная анкета, где останется только поставить подпись — это успех!

ВАЖНО. Своевременно переводите всех, кто подписал белые анкеты из “Заявок” в “Членов профсоюза“ в Базе. Чем быстрее вы будете это делать, тем раньше они смогут получить доступ к своему личному кабинету.

Выдача карт

В целом можно выдавать карты прямо в первый день после подписания анкет. Но это может быть немного странно, ведь первокурсники поймут, что карты на всех уже давно были готовы. И при этом студент, который не вступит, будет понимать, что у вас на руках сейчас есть его именная карта, которую вы ему не дадите.

Поэтому лучше провести раздачу карт всем тем, кто вступил в день первой встречи, хотя бы через 4-5 дней. Возможно это будут ликбезы от Профкома по выплатам или еще какая-то встреча.

Важно, что при публичной выдаче на глазах у всех одногруппников, те, кто не вступил ранее, могут передумать, увидя классную красную карточку, и захотеть вступить. Таким студентам аналогично выдавать карты стоит чуть позже, возможно уже через профоргов, либо в кабинете Профкома.

Удаление ЛК и утилизация карт

Когда ваша кампания вступления подойдет к концу, обязательно надо удалить из “Заявок“ всех, кто так и не вступил. Карты же можно либо утилизировать, либо спрятать в надежное место, если вы допускаете, что оставшиеся люди могут передумать.