Skip to content

Методичка по ранней печати карт

Jump to bottom
Mark Arzangulyan edited this page Aug 21, 2023 · 6 revisions

Предисловие

Данная методичка поможет вам сделать две вещи:

  • Заранее создать личные кабинеты всем первокурсникам и подготовить белые анкеты еще до их прихода на факультет, чтобы им осталось только поставить подпись для вступления

  • Отправить карты Zachet в печать еще до их прихода на факультет, чтобы раздать их уже в сентябре (для этого нужно иметь фотографии первокурсников, но, если их нет, эту процедуру можно пропустить)

Этапы

Получение персональных данных

Можно делать это через приемку, можно через учебную часть. Но чем быстрее с момента выхода приказов о зачислении у вас появятся эти персональные данные, тем скорее вы приступите к следующим этапам и раньше напечатаете карты Зачет.

Перечень необходимых персональных данных:

  • Фамилия, Имя, Отчество

  • Электронная почта

  • Телефон

  • Дата рождения

  • Пол

  • Форма обучения (бюджет/контракт)

  • Фотографии (если хотите напечатать карты)

Фотографии

Формат фотографий: * Фотография должна быть в формате .jpg. * Размер: 200x260. Ни одно из значений не может быть меньше. но одно из них может быть чуть больше. Т.е. 195х260 не подойдет. А вот 200х267 подойдет. * Если фотки изначально больше, надо их сжать до указанного размера * Просите фотографии одиночными файлами по одной фотке в каждом с названиями, по которым можно понять, чье это фото. Нам так в первый раз прислали фотки в формате PDF с тремя дубликатами в файле (см. скриншот). Пример плохого формата фоток

Обработка, очистка персональных данных

Скорее всего эти данные вы получили в очень хаотичном виде, возможно даже в разных таблицах. Ваша задача привести их к единому формату: Эксель табличке и ZIP-архиву с фотками

Шаблон_для_создания_ЛК.xlsx

В шаблоне красным выделены столбцы, которые трогать не нужно. Все остальное надо заполнить под данным о ваших первокурсниках.

Возможные сложности при приведении данных в нужный вид

ФИО на латинице

Чтобы получить ФИО студентов в т.ч. на латинице (без них создать ЛК и выпустить карту не получится) надо воспользоваться следующей формулой Эксель для перевода ФИО на латиницу.

=ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ( ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ( ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ( ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ( ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ( ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ( ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ( ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(
A1;"А";"A");"Б";"B");"В";"V");"Г";"G");"Д";"D");"Е";"E");"Ё";"Yo");"Ж";"Zh");"З";"Z");"И";
"I");"Й";"Y");"К";"K");"Л";"L");"М";"M");"Н";"N");"О";"O");"П";"P");"Р";"R");"С";"S");"Т";
"T");"У";"U);"Ф";"F");"Х";"Kh");"Ц";"Ts");"Ч";"Ch");"Ш";"Sh");"Щ";"Sch");"Ы";"Y");"Э";"E");
"Ю";"Yu");"Я";"Ya");"а";"a");"б";"b");"в";"v");"г";"g");"д";"d");"е";"e");"ё";"yo");"ж";"zh");
"з";"z");"и";"i");"й";"y");"к";"k");"л";"l");"м";"m");"н";"n");"о";"o");"п";"p");"р";"r");"с";
"s");"т";"t");"у";"u");"ф";"f");"х";"kh");"ц";"ts");"ч";"ch");"ш";"sh");"щ";"sch");"ъ";"y");"ы";
"y");"ь";"");"э";"e");"ю";"yu");"я";"ya")
Альтернативные способы перевода

Главное не пробуйте пользоваться переводом с русского на английский. Иначе фамилии, типа “Грибов”, превратятся в ”Mushrooms” их будет так много, что руками не почистишь.

Формат названия фотографий в таблице

Названия фотографий в таблице должны быть в формате: user/images/*file_name*.jpg,
где *file_name*.jpg — название файла.

При этом сами файлы фотографий тоже должны называться так же, как в таблице.

По сути тут вам надо скопировать названия всех файлов фотографий и вставить их в таблицу в соответствующие им строки. Как это сделать:

  • привести названия фоток в удобный вид (например все названия по вида “Иванов_иван_иванович.1234.jpg“

  • отсортировать файлы по названию (вам же проще будет поток добавлять их в таблицу)

  • выделить все файлы и скопировать их (CMD/CTRL + C)

  • вставить файлы (CMD/CTRL + V) в .txt файл, чтобы остались только названия на отдельных строках

  • скопировать и вставить эти названия в таблицу, отсортированную по ФИО. Если все было сделано верно, то у вас кол-во строк с названиями файлов должно совпадать с кол-вом строк ФИО и они должны соответствовать друг другу.

Создание личных кабинетов

Когда все данные будут собраны, их необходимо передать в ОПК ответственному за Базу Членов Профсоюза (сейчас Марина Худякова). На этом этапе могут вскрыться ошибки вашей обработки, повторяющиеся студенты, а также студенты, которые уже имеют ЛК (перепоступление на 1 курс с этого или другого факультета)

Все аккаунты первокурсников необходимо перевести в статус “Заявки“.

Печать карт

Этот этап может занять от 10 до 20 рабочих дней. Все будет зависеть от бухгалтерии, кол-ва карт и скорости их печати на стороне компании-изготовителя. Закладывайте эти сроки, когда будете обрабатывать данные.

Выгрузка и печать белых заявлений

В кабинете администратора Базы Членов Профсоюза вам надо выгрузить белые заявления всех новых пользователей. Они будут выгружены в виде ZIP-архива с кучей DOCX файлов. Ваша задача — распечатать их.

Как это сделать:

  • если файлов не много, можно вручную конвертировать каждый в ПДФ и распечатать

  • можно попробовать выделить все и распечатать их прямо из файлового менеджера, но такое не везде работает

  • можно попробовать выделить все и конвертировать в ПДФ прямо из файлового менеджера, но не везде работает

Имейте в виду, что процесс конвертации может занять у вашего компьютера до 20 минут, в зависимости от кол-ва файлов и мощности компьютера.

Проведение очного вступления

Здесь вам надо заранее соотнести все распечатанные анкеты с людьми, которым они предназначены. Возможно у вас первая встреча проходит по группам и вы знаете, какие студенты в каких кабинетах будут — воспользуйтесь этим.

Ваша задача — сделать процесс вступления максимально простым и удобным для студента. Если он придет в кабинет 31 августа и на столе перед ним вместе с другими доками от факультета/профкома уже будет лежать его персональная анкета, где останется только поставить подпись — это успех!

ВАЖНО. Своевременно переводите всех, кто подписал белые анкеты из “Заявок” в “Членов профсоюза“ в Базе. Чем быстрее вы будете это делать, тем раньше они смогут получить доступ к своему личному кабинету.

Выдача карт

В целом можно выдавать карты прямо в первый день после подписания анкет. Но это может быть немного странно, ведь первокурсники поймут, что карты на всех уже давно были готовы. И при этом студент, который не вступит, будет понимать, что у вас на руках сейчас есть его именная карта, которую вы ему не дадите.

Поэтому лучше провести раздачу карт всем тем, кто вступил в день первой встречи, хотя бы через 4-5 дней. Возможно это будут ликбезы от Профкома по выплатам или еще какая-то встреча.

Важно, что при публичной выдаче на глазах у всех одногруппников, те, кто не вступил ранее, могут передумать, увидя классную красную карточку, и захотеть вступить. Таким студентам аналогично выдавать карты стоит чуть позже, возможно уже через профоргов, либо в кабинете Профкома.

Удаление ЛК и утилизация карт

Когда ваша кампания вступления подойдет к концу, обязательно надо удалить из “Заявок“ всех, кто так и не вступил. Карты же можно либо утилизировать, либо спрятать в надежное место, если вы допускаете, что оставшиеся люди могут передумать.

Clone this wiki locally