- PV standard
- PV décisionnel
- PV succinct
https://github.com/CloudReady-ch/Published.Docs/blob/master/1.53Protokollarten_f1.pdf
Editable
======= Faire simple, mais faire complet. Le déroulement est en fait comme une AG. Le document est moins formel, il n'a pas à rapporter tous les échanges ni toutes les discussions, mais lister les points, et les décisions, et qui doit faire quoi d'ici la séance suivante, ou un autre moment.
- Date/lieu/nom de l'association
- Liste des présents (membres du comité, invités)
- identifier qui assure la présidence de cette séance
- identifier qui sera le rapporteur (prise du PV)
- Liste des excusés (membres du comité, éventuels invités)
- Liste des absents
- validation du PV de la séance précédente,
- Déjà envoyé de suite après la dernière séance
- Version avec corrections incluses renvoyée avec la convocation (joint ou lien vers, un github par exemple)
- Liste des points et questions à aborder, décisions requises
- nouveaux adhérents, départs
- communications reçues (si importantes à citer dans l'ordre du jour, voir joindre
- réalisations, opérations et changements prévus et imprévus
- etc...
- ajouter un divers et suggestions, ou propositions ouvertes afin de ne pas rendre l'ordre du jour limitatif
- Cet ordre du jour doit refléter celui qui a été émis aux membres du comité
Noter la subtile différence avec les habituels comité ou AG, pour soutenir les divergences et les documenter précieusement.
- On ne reliera pas le PV, cela fait 2 fois qu'il a été communiqué aux membres du comité, avec un peu de chance, ils l'ont lu.
- On comptabilise les OK, les abstentions.
- Si des contres: Il faut noter, qui et pourquoi.
- Il est préférable, pour les votations de tourner dans cet ordre
- qui s'oppose ? Et s'il y a, on suspend le vote pour écouter la raison, et on la résume dans le PV si possible.
- qui s'abtient: on compte les voix, sans noter les noms (sauf sur demande).
- On n'a plus besoin de voter et compter les pours, c'est le reste, et on peut mentionner "unanimité" si zéro ci-dessus.
- On cite (dans le PV) et on remercie chaleureusement le rapporteur précédent
Faire 1 résumé du sujet, et lister les options qui pèsent dans une décision, un choix.
- Rapporter les votes et décisions, avec le nom des personnes divergentes dans la décision
- Pour faire simple, tout le comité est pour/contre sauf untel: Pour telle raison.
- Rapporter un résumé des causes de divergences (si la personne le souhaite)
- Les abstentions ne sont généralement pas expliquées ni signées (sauf sur demande)
- Mentionner si ce point fera l'objet d'une action pour l'AG suivante, et expliquer laquelle.
- Mentionner si des tâches doivent être réalisées d'ici le prochain comité
- Option intéressante, rapporter directement cette tâche dans un KANBAN, ou une liste de tâches dans une table annexe.
Répéter comme au point 1
- Lister et résumer les propositions, avec le nom du proposant
- Si vote décisionnel associé: Le rapporter comme un point.
- Selon le sujet et la situation, surtout en cas d'absences de membres du comité, il peut être judicieux de planifier une confirmation au comité suivant, et de l'ajouter à son ordre du jour.
- Informations: Les éléments d'informations doivent clarifier et décider si:
- L'information doit être relayée aux membres (newsletter)
- L'information doit être relayée sur le site web et pages réseaux sociaux: Déclamations publiques.
- L'information fera l'objet d'un communiqué public: La totale.
- Rappeler la date/lieu/heure de la prochaine AG
- Rappeler la date/lieu/heure du prochain comité
- Dans le PV: Le président cloture la séance à telle heure.
Ajouter un moment convivial, un partage, une réjouissance, une collation, un cadeau, une idée, pour récompenser tous les participants.