Reduciendolo a su esencia.
Estamos aún en una gestión basada en papel cuando dicha gestión se basa principalmente en:
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Intercambios de mensajes, correos electrónicos o similares.
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Uso de documentos y hojas de cálculo en alguna carpeta departamental en un servidor o, peor aún, en algún PC individual.
Estamos avanzando hacia una gestión digital cuando:
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Quien produce o tiene conocimiento de cualquier información, la almacena directamente en un sistema centralizado común (ERP, CRM, MES, PDM, CDE, etc).
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Quien necesita cualquier información, la obtiene directamente de dichos sistemas. Independientemente de la unidad administrativa o la ubicación física donde trabaje.
Siempre se ha dicho que 'La información es poder'.
Pero hay diversas maneras en que dicho poder se llega a materializar.
Cuando las herramientas empleadas para gestionar la información tienen serias limitaciones para tratarla y hacerla disponible. Tiene poder quien controla dichas herramientas y tiene acceso a una cierta información. (Debido a que el resto de personas tienen serias dificultades para acceder a ella.)
Cuando las herramientas empleadas permiten un tratamiento rápido y global, a la par de una distribución sencilla y ubicua. Cuanto más fluido es el intercambio de información entre todas las personas involucradas en cada proceso, más poder tiene la Organización en su conjunto. Y, por ende, más poder tienen las personas que controlan esa Organización.
Las ideas transformativas más poderosas tienden a ser sencillas en su concepto. Pero difíciles de llevar a la práctica por la gran cantidad de cambios que implican.
De ahí su capacidad disruptiva:
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Nuevos actores las implementan directamente desde el principio y crecen con ellas.
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Mientras que actores consolidados tienen serias dificultades para cambiar y transformarse desde sus exitosas anteriores ideas.