Met de AFAS Profit connector wordt het beheren van toegangsrechten en gebruikersaccounts steeds makkelijker. De AFAS HelloID koppeling maakt het mogelijk om deze processen te automatiseren op basis van het HR-systeem. In dit artikel leggen we uit wat deze koppeling inhoudt en welke specifieke mogelijkheden het biedt.
AFAS is een uitgebreide HRM, payroll, en financieel management software oplossing. Het stroomlijnt het beheer van werknemersinformatie, contractdetails en organisatorische gegevens om de efficiëntie en effectiviteit binnen een organisatie te verbeteren.
Het beheer van gebruikersaccounts en toegangsrechten kan tijdrovend en foutgevoelig zijn, vooral als het om handmatige processen gaat. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag de juiste autorisatie hebben, zodat ze gelijk aan de slag kunnen. Daarbij is het van belang dat wijzigingen in rollen, locaties of arbeidsstatus nauwkeurig worden weergegeven in het systeem. De AFAS HelloID koppeling maakt het mogelijk om deze processen te automatiseren op basis van het HR-systeem. Daarnaast biedt De AFAS connector een koppeling met veelvoorkomende doelsystemen zoals:
- Active Directory
- Azure AD
- TOPdesk
Verdere details over de koppeling met deze doelsystemen zijn te vinden verderop in het artikel.
👉 Versnelde accountaanmaak: Geautomatiseerde processen versnellen de tijd die nodig is om nieuwe accounts aan te maken. Nieuwe medewerkers kunnen vanaf dag één productief zijn, met minimale handmatige tussenkomst.
👉 Foutloos accountbeheer: Geautomatiseerde processen verminderen de kans op fouten bij het beheer van accounts. Medewerkers beschikken altijd precies over de accounts en rechten waar zij volgens de autorisatiematrix recht op hebben.
👉 Bi-directionele synchronisatie: Wijzigingen in AFAS Profit worden automatisch gedetecteerd en verwerkt in alle aan HelloID gekoppelde systemen en applicaties. Door HelloID gegenereerde gebruikersnamen en emailadressen worden ook automatisch teruggeschreven naar AFAS.
👉 Verbeterde serviceniveaus en beveiliging: Integratie van AFAS met HelloID helpt organisaties te voldoen aan service level agreements (SLA) en IT-audits te doorstaan.
Als Certified Partner van AFAS beschikt Tools4ever over een gecertificeerde koppeling met AFAS Profit en AFAS Online. AFAS kan met HelloID worden geïntegreerd als source én target connector. Dankzij de koppeling detecteert HelloID iedere wijziging in AFAS en beheert automatisch gebruikersaccounts in het applicatielandschap volgens de gedefinieerde regels en procedures.
HelloID ondersteunt verschillende identity life cycle processen, waaronder het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikersaccounts op basis van informatie in AFAS. In onderstaande tabel benoemen we enkele voorbeelden van veelvoorkomende wijzigingen die in AFAS kunnen optreden en de daarbij horende procedures.
| Wijziging in AFAS | Procedure in doelsystemen |
|---|---|
| Nieuwe medewerker | Op basis van informatie in AFAS wordt een gebruikersaccount aangemaakt in gekoppelde applicaties met de juiste groepslidmaatschappen. Afhankelijk van de rol van de nieuwe medewerker worden in andere systemen user accounts aangemaakt en rechten toegewezen. |
| Andere functie medewerker | Gebruikersaccounts krijgen andere rechten in gekoppelde systemen. Het autorisatiemodel in HelloID wordt automatisch geraadpleegd en er worden rechten toegevoegd en afgenomen. |
| Medewerker gaat trouwen/scheiden | De weergavenaam en het e-mailadres worden (indien gewenst) aangepast. |
| Andere locatie voor medewerker | Gebruikersaccount wordt verplaatst naar andere OU in AD en voorzien van locatiespecifieke rechten. |
| Medewerker uit dienst | Gebruikersaccounts worden gedeactiveerd en betrokken medewerkers in de organisatie worden geïnformeerd. Na verloop van tijd worden de accounts automatisch verwijderd. |
HelloID ondersteunt verschillende identity life cycle processen, waaronder het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikersaccounts op basis van informatie in AFAS. In onderstaande tabel benoemen we enkele voorbeelden van veelvoorkomende wijzigingen die in AFAS kunnen optreden en de daarbij horende procedures.
De gecertificeerde AFAS connector wisselt naadloos gegevens uit tussen AFAS en HelloID, zoals personeelsgegevens, contractinformatie en organisatiegegevens. Het app-connectorsysteem van AFAS maakt verbinding tussen beide systemen mogelijk met behulp van Get en Update Connectors.
De Get Connector haalt gegevens uit AFAS op en deelt deze met HelloID. Deze connector maakt aangepaste weergaven van AFAS-gegevens mogelijk door op basis van velden zelf een dataset samen te stellen. Get Connectors zijn beschikbaar op omgevingsniveau en kunnen worden uitgewisseld tussen omgevingen met import- en exportfuncties. Voor HelloID koppeling is een standaard Get Connector beschikbaar die eenvoudig kan worden ingeladen.
De Update Connector stelt HelloID in staat om **data toe te voegen, wijzigen of verwijderen in de AFAS-database. HelloID kan bijvoorbeeld e-mailadressen van medewerkers bijwerken en gebruikersaccounts beheren binnen AFAS Insite.
HelloID maakt het eenvoudig om AFAS te koppelen met veelvoorkomende doelsystemen. Dit zorgt voor een verbeterde automatisering en samenwerking tussen verschillende applicaties. Enkele relevante voorbeelden van integraties zijn:
- AFAS – Active Directory koppeling Ervaar met HelloID een naadloze synchronisatie tussen AFAS en Active Directory (AD), waardoor accounts en toegangsrechten te allen tijde up-to-date blijven.
- AFAS – Azure AD koppeling Profiteer dankzij HelloID van geautomatiseerde synchronisatie tussen AFAS en Azure AD. HelloID zorgt op basis van AFAS voor automatische accountaanmaak, rechtenbeheer en licentiebeheer (bijvoorbeeld Office-licenties).
- AFAS – TOPdesk koppeling Verhoog de efficiëntie tussen HR en IT door AFAS met TOPdesk te koppelen. HelloID kan bijvoorbeeld automatisch tickets aanmaken bij onboarding, wat leidt tot een gestroomlijnd proces.
Daarnaast ondersteunt HelloID meer dan 200 connectoren. Hiermee biedt HelloID een uitgebreid scala aan integratiemogelijkheden tussen AFAS en andere systemen.