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세칙5. 기록물관리세칙

제1장 총칙

제1조 (목적)
본 세칙은 본 회가 생산하고 수집하는 기록의 관리에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조 (기본이념)
본 회에서 생산한 기록물은 효율적으로 활용할 수 있도록 안전하게 보존되어야 한다.

제3조 (정의)
  본 세칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
  ① "기록물"이라 함은 본 회의 업무에 관련하여 생산 또는 접수한 문서∙도서∙대장∙카드∙도면∙시청각물∙전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
  ② "기록물관리"라 함은 기록물의 생산∙분류∙정리∙이관∙수집∙평가∙폐기∙보존∙공개∙활용과 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
  ③ "기록물관리기관"이라 함은 일정한 시설∙장비와 이를 운영하기 위한 인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말하며, 이 세칙에서 기록물관리기관은 학술정보처 문헌정보팀으로 한다.
  ④ "학생기록물관리기구"이라 함은 본 회에서 생산한 기록물을 이관∙수집∙보존∙공개∙활용과 이에 부수되는 모든 업무를 하는 기관을 말한다.
  ⑤ "기록물관리책임자"라 함은 기록물의 등록∙분류∙정리∙보관∙이관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 회에서 지정한 사람을 말한다.
  ⑥ "기록물철"이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 특정 단위나 주제 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.
  ⑦ "기록물군"이라 함은 기록물철이 연도 단위로 편철된 묶음을 말한다.
  ⑧ "메타데이터"이라 함은 기록물 관리와 보존을 위해서 기록하는 모든 정보를 말한다.

제4조 (대표자의 책임)
본 회는 이 세칙에서 정하는 바에 따라 기록물을 보호∙관리할 의무를 갖는다.

제5조 (적용범위)
본 세칙은 본 회의 각 기구에 적용한다.

제6조 (세칙의 해석)
본 세칙의 해석은 「총학생회칙」 제149조의 원칙과 절차를 준용한다.

제2장 기록물의 생산

제7조 (기록물의 생산)
각 기구가 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 업무의 표준화 된 서식은 규칙으로 정해진 바에 따라 생산해야 한다.

제8조 (사무처리세칙)
본 회의 기록물의 생산에 관한 자세한 사항은 「사무처리세칙」으로 정한다.

제3장 기록물의 관리

제9조 (기록물에 대한 의무)
  ① 본 회의 모든 회원은 「총학생회칙」과 본 세칙에서 정하는 바에 따라 기록물을 보호∙관리할 의무를 지닌다.
  ② 본 회는 기록물관리기관으로 생산한 모든 기록물을 이관할 의무를 지닌다.

제10조 (기록물 관리의 원칙)
  ① 학생기록물관리기구는 기록물이 생산부터 활용까지의 전 과정에 걸쳐 진본성∙무결성∙신뢰성과 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.
  ② 학생기록물관리기구는 기록물이 전자적으로 생산∙관리되도록 필요한 조치를 강구하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물에 대하여도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다.
  ③ 학생기록물관리기구는 기록물이 효율적이고 통일적으로 관리∙활용될 수 있도록 기록물 관리의 표준화를 위해 노력해야 한다.

제11조 (기록물의 이관)
  ① 기록물관리책임자는 상호 관련 있는 기록물들을 기록물철로 묶어서 학생기록물관리기구로 매년 12월 31일까지 이관하여야 한다. 다만, 필요한 경우 학생기록물관리기구와 일정을 협의할 수 있다.
  ② 학생기록물관리기구는 매년 1월 31일까지 기록물관리기관으로 수집한 학생기록물을 이관하여야 한다.
  ③ 각 기구는 다음 각 호의 내용을 포함한 메타데이터를 생산하여 기록물 군으로 이관하여야 한다.
    1. 각 기록물철에서 추후 포함된 기록물과 추가 사유, 일시
    2. 기록물철 이관 일시
    3. 각 기록물철의 기록물 목록

제12조 (기록물의 보존)
  ① 각 기구에서 생산된 기록물은 해당 기구를 단위로 하여 하나의 기록물철을 이룬다.
  ② 기록물철은 연도별로 기록물군을 편철하며 기록물철 내 기록물들의 생산 일시를 기준으로 한다. 단, 특정 기록물철 내의 기록물들의 생산 연도가 다를 경우 가장 생산 시기가 앞서는 기록물을 기준으로 한다.
  ③ 기록물이 누락되었을 경우 다음 각 호의 내용이 포함된 메타데이터를 생산하여 처리하여야 한다.
    1. 기록물 제목, 작성자, 작성일시
    2. 누락된 기록물과 기록물 누락 사유
  ④ 본 회의 각 기구는 다음 각 호의 내용이 포함된 메타데이터를 생산해서 학생기록물관리기구가 기록물군과 함께 보관한다.
    1. 각 기록물철에서 추후 포함된 기록물과 추가 사유, 일시
    2. 기록물철 이관 일시
    3. 기록물철의 기록물 목록
  ⑤ 모든 기록물은 원본으로 보관하는 것을 원칙으로 한다. 단, 크기로 인해 효율적인 보관이 어려울 경우 축소 복사할 수 있다.

제13조 (학생기록물관리기구)
  ① 본 회는 매년 기록물관리의 효율성 증대를 위해 중앙운영위원회 산하 특별위원회로서 학생기록물관리기관을 둔다.
  ② 학생기록물관리기구의 위원장은 부총학생회장으로 한다.
  ③ 다음 각 호 중 하나에 해당하는 자는 학생기록물관리기구의 위원이 된다.
    1. 각 학부 부학생회장
    2. 동아리연합회 부회장
    3. 생활관자치회 부회장
  ④ 위원장이 공석일 경우 학생기록물관리기구 위원 중 1인을 호선으로 정한다.
  ⑤ 학생기록물관리기구는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
    1. 학생기록물관리의 총괄∙조정과 기록물의 보존∙관리에 대한 기본 정책의 수립 및 제도의 개선
    2. 기록물관리 표준화 정책의 수립과 기록물 관리 표준의 개발∙운영
    3. 기록물의 전자적 관리 체계 구축과 표준화
    4. 기록물 관리 종사자에 대한 교육∙훈련
    5. 학생기록물관리에 관한 교류∙협력
    6. 기타 본 세칙에서 정하는 사항

제14조 (기록물의 보관)
학생기록물관리기구는 기록물관리기관과 함께 각 기구에서 생산된 기록물 중 다음 각 호의 기록물을 보관하여야 한다.
  1. 의결기구 회의에서 생산된 회의록
  2. 집행기구∙자치기구의 의결기관 회의에서 생산된 회의록
  3. 집행기구∙자치기구의 선거에서 생산된 정책자료집, 유인물 등의 각종 선거 관련 자료
  4. 집행기구∙자치기구∙특별기구에서 사업 집행을 위해 작성하는 모든 기록물
  5. 집행기구∙자치기구∙특별기구의 예산안∙결산보고서
  6. 중앙집행위원회에서 발간하는 규정집
  7. 기타 기록물 관리기관이 자체적으로 수집하는 기록물

제4장 기록물의 공개

제15조 (기록물의 공개)
본 세칙이 규정한 모든 기록물은 공개되어야 함을 원칙으로 한다.

제16조 (정보공개청구)
  ① 학생기록물관리기구에서 보관 중이나 온라인에 공개되지 않은 기록물은 학생기록물관리기구 또는 중앙집행위원회에 대한 정보공개청구를 통해 열람할 수 있다.
  ② 기록물관리기관에서 보관 중인 인쇄 기록물의 원본은 대여할 수 없으며, 기록물관리기관 내에서 열람하거나 복사를 통해서 기록물을 열람할 수 있다.
  ③ 정보공개청구서의 작성은 「사무처리세칙」에서 정한 서식에 의하여야 한다.

제17조 (기록물의 활용)
  ① 회원과 정보공개청구가 가능한 자는 본 회의 기록물을 학술, 행정, 의사 결정 등을 위해 활용할 수 있다.
  ② 본 회의 각 기구의 업무 중 누락된 기록물은 기록물 관리기관에서 복사하여 활용할 수 있다.

제5장 기록물관리규칙

제18조 (기록물관리규칙)
기록물 관리에 대한 세부적인 사항 중 본 세칙에서 정하지 않은 내용은 규칙에 위임하여 정할 수 있으며, 이를 「기록물관리규칙」이라 한다.

제19조 (제정∙개정∙폐지)
  ① 각 기록물관리규칙의 제정안∙개정안∙폐지안은 다음 각 호 중 하나에 따라 발의한다.
    1. 중앙운영위원의 발의
    2. 학생기록물관리기구의 기록물관리책임자의 발의
  ② 각 기록물관리규칙의 제정∙개정∙폐지는 중앙운영위원 재적 위원 과반수 출석으로 개의하고 출석 위원 과반수 찬성으로 의결한다.

부칙

본 세칙의 시행은 공포 즉시 발효된다.