Introdução

Este repositório demonstra a estrutura planejada para organizar o arquivo físico do órgão administrativo.

A finalidade deste planejamento foi desenvolver um sistema de identificação que possibilitasse a fácil e rápida localização de qualquer documento armazenado, sempre que necessário.

Organização do arquivo físico

As unidades no arquivo físico seguem um sentido lógico na sua hierarquia de agrupamento, conforme os itens seguintes:

• Séries de caixas: são grandes blocos de assuntos tratados no arquivo. Não representa uma unidade física, mas sim um agrupamento semântico.
• Caixas: são unidades sequenciais dos assuntos tratados no arquivo, identificada por códigos alfanuméricos (letra e número) que reiniciam a cada série de caixas. Representam unidade física do arquivo (uma caixa-arquivo), armazenada na estrutura disponível na unidade (mobiliário de arquivo).
• Pastas: são o agrupamento mais básico de documentos reunidos em um só conteúdo ou origem. São identificadas pelo assunto (caixa) a que se referem. Representam unidade física do arquivo (uma pasta), armazenada sempre em caixa-arquivo.

Conteúdo do repositório

Consiste de uma série de arquivos .svg, com as etiquetas utilizadas (impressas e afixadas) nas caixas e pastas do arquivo físico.

O formato livre .svg é usado para edição de imagens vetoriais e pode ser utilizado em qualquer software (proprietário ou não) de editoração eletrônica.

O software utilizado foi o Inkscape (software livre).

Foi elaborado também um mapeamento (em planilha) de todos os conteúdos presentes no arquivo físico, para auxiliar ainda mais na busca ágil de documentos.