PDFiler nimmt alle PDFs aus einem Quell-Ordner, gibt ihnen mit Ihrer Hilfe "sprechende" Dateinamen bestehend aus dem Datum und dem Inhalt des Dokuments, und verschiebt sie am Ende in den jeweils passenden, von Ihnen gewünschten Ziel-Ordner.
Sie sollten also auf der einen Seite einen Ordner haben, in dem Sie einfach alle Ihre PDFs sammeln, die Sie mit PDFiler verarbeiten wollen. Auf der anderen Seiten sollten Sie sich eine für Sie sinnvolle Ordnerstruktur anlegen, in die PDFiler dann die PDFs ablegen kann; also zum Beispiel: in einem Hauptordner "paperless" die Unterordner "banken", "versicherungen", "wohnung", ... im Unterordner "banken" einen Unterordner für jedes Ihrer Bankkonten, im Unterordner "versicherungen" einen Unterordner für jede Ihrer Versicherungen, etc.
Ein einfaches und klares Interface sorgt für ein leichtes und schnelles arbeiten mit PDFiler. Jeder Bereich und jede Funktion ist auch über ein Tastenkürzel erreichbar, so dass Sie Ihre Hände beim Arbeiten auf der Tastatur lassen können und nicht immer wieder zur Maus wechseln müssen.
Wählen Sie zunächst den Ordner aus, in dem sich die zu verarbeitenden PDFs befinden. PDFiler listet die in dem Ordner enthaltenen PDFs auf seiner linken Seite auf. Sie können in den Einstellung zu PDFiler einen Ordner definieren, der Ihr Standard-Quellordner sein soll und der beim Start von PDFiler automatisch ausgewählt wird.
Geben Sie oben in die Smart-Inputs die entsprechenden Daten für das Datum ein. Die drei Eingabefelder für Jahr, Monat und Tag werden automatisch mit dem in den Einstellungen festgelegten Zeichen verknüpft. Standardmäßig ist das ein Bindestrich, Sie können aber auch ein beliebiges anderes Zeichen wählen (siehe Einstellungen). Sie können den Zahlenwert auch durch die Pfeiltasten "hoch" und "runter" einfach erhöhen oder verringern.
Es gibt insgesamt vier Eingabefelder für Textteile, die für den Dateinamen von PDFiler mit einem Leerzeichen miteinander verbunden werden. Diese vier Smart-Inputs merken sich jede Ihrer Eingaben. Sobald Sie hier etwas eintippen, bekommen Sie von PDFiler passende Vorschläge zur Auswahl. PDFiler merkt sich außerdem den Zusammenhang von Text und Ziel-Ordner (siehe Regeln). Sie können in jedes Feld natürlich auch mehr als ein Wort eingeben - Sie haben hier vollkommene Freiheit. Wir empfehlen übrigens, alle Texte immer klein zu schreiben - aber das ist Geschmackssache.
PDFiler merkt sich für jeden Eintrag, den Sie in das erste Textfeld machen, wohin Sie die jeweilige PDF-Datei verschieben lassen. Das erste Textfeld muss daher in jedem Fall ausgefüllt werden. Sie können aber jederzeit mehrere Textfelder als Basis für eine Regel festlegen. So können Sie z.B. definieren, dass Dokumente mit dem Text "spk" im ersten Textfeld in den Ordner "banken/sparkasse" verschoben werden. Eine weitere Regel könnte dann ein PDF in den Unterordner "kontoauszüge" des Sparkassen-Ordners verschieben, wenn im zweiten Textfeld "auszug" steht. Über das Menü "Rules" können Sie für jedes Dokument einzeln bestimmen, wieviele der Textfelder als Basis für die Regeldefinition verwendet werden sollen.