Within the framework of the course project aimed at improving production processes and operational efficiency for the Master's program "Production Systems and Operational Efficiency" at the Higher School of Economics (HSE, Moscow, 2024), problems related to project management were identified in one of the state IT organizations in St. Petersburg, Russia.
The organization has been operating in the market for over 25 years with a staff of over 50 employees. During its existence, the organization hasn't developed yet project management standards, leading to scattered documentation, missed deadlines, and budget overruns. Each project had its own set of documentation and management procedures.
The company approached with a request to develop a unified regulation establishing project management standards. To achieve this, we are decided to develop the regulation in the format of an internal knowledge base. This would help new employees quickly integrate into work and independently manage projects. Additionally, the knowledge base would officially establish requirements for project documentation.
The basis of the knowledge base was supposed to be international project management standards (PMBoK, PMI) and national standards (GOST R 54869-2011). Markdown format was chosen for the text, compatible with Atlassian Confluence and Obsidian systems.
During the development of the knowledge base, customer requirements changed. The organization's leaders decided to develop a formal legal document establishing the procedure for project management in the organization.
As a result, the format of the knowledge base changed. It was decided to develop a bot in the Telegram messenger to assist employees in managing projects in accordance with the regulations. The bot's development was carried out using the ISAAK Telegram bot constructor. This required developing a technical task in the form of a scheme in Miro.
During the project, project management processes in the organization were standardized. The bot's implementation allowed for a smooth integration into the company's existing processes.
В рамках курсового проекта по улучшению производственных процессов и операционной эффективности для магистратуры ВШЭ "Производственные системы и операционная эффективность" были выявлены проблемы, связанные с проектным управлением в одной из государственных IT-организаций Санкт-Петербурга, Россия.
Организация существует на рынке более 25 лет, штат сотрудников более 50 человек.
За время существования организация не успела выработать стандарты управления проектами, что приводило к разрозненности документации, срывам сроков и бюджета. Каждый проект имел свой набор документации, свои процедуры управления.
Компания обратилась с запросом о разработке единого регламента, устанавливающего стандарты проектного управления. В этих целях было принято решение разработать регламент в формате внутренней базы знаний. Это помогло бы начинающим сотрудником быстро включаться в работу и начать самостоятельно вести проекты. Кроме того, база знаний обеспечила бы официальное закрепление требований к проектной документации.
Основу базы знаний должны были составлять международные стандарты управления проектами (PMBoK, PMI) и национальные стандарты (ГОСТ Р 54869-2011). Форматом текста был выбран Markdown - формат, совместимый с системами Atlassian Confluence и Obsidian.
В ходе разработки базы знаний требования заказчиков изменились. Руководители организации приняли решение разработать формальный документ, устанавливающий порядок управления проектами в организации.
В связи с этим, формат базы знаний изменился. Было принято решение осуществить разработку бота в мессенджере Telegram, который призван был помогать сотрудникам вести проекты в соответствии с регламентом.
Разработка бота была осуществлена с использованием конструктора Telegram-ботов ISAAK. Для этого потребовалось разработать техническое задание в виде схемы в Miro.
В ходе проекта были стандартизированы процессы управления проектами в организации. Внедрение бота позволило обеспечить мягкую интеграцию в существующие процессы компании.
Опубликованные материалы вы можете свободно использовать и распространять. К сожалению, база знаний не была доведена до конца, поэтому без доработок её использовать не получится.