Skjema Metadatakatalog
Meldingstype
Metadatakatalog er ikke en egen meldingstype, men den er importert og brukt i de fleste skjema for meldingstypene i denne protokollen.
Skjema
Diagram - metadatakatalog
Under vises en generert PlantUML model fra xsd felles skjema metadatakatalog.xsd som er inkludert og brukes i no.ks.fiks.arkiv.v1.arkivering.arkivmelding.opprett.xsd for datatyper.
For å se hele bildet i full størrelse gå direkte her til SVG-filen for metadatakatalog
For å se hele bildet i full størrelse gå direkte her til SVG-filen for metadatakatalog
Definisjon
Inneholder datatyper brukt i de fleste meldingstypene og xsd-skjema for protokollen. Den er basert på Noark 5-standarden sin metadatakatalog med tilpasninger og tillegg.
Dokumentasjonen her inneholder både tekst og innhold hentet fra Noark-5 dokumentasjonen samt ny tekst og dokumentasjon for nye felter
Base for ID'er som skal være på formatet for UID.
Brukes som base flere steder hvor det er en ID og som skal følge UID formatet. F.eks. systemID og feilId
Nei
Skal ikke kunne endres
Dette er en base for ID'er som skal være på formatet for UID.
Globalt unik identifikasjon av arkivenheten (UID).
arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt
Registreres automatisk av systemet
Nei
Skal ikke kunne endres
Alle referanser fra en arkivenhet til en annen skal peke til arkivenhetens systemidentifikasjon. Dette gjelder også referanser fra en arkivdel til en annen, f.eks. mellom to arkivperioder som avleveres på forskjellig tidspunkt.
Entydig identifikasjon av klassen innenfor klassifikasjonssystemet.
klasse
Alle klasser i et klassifikasjonssystem opprettes vanligvis når et arkivsystem tas i bruk. Men enkelte løsninger kan tillate at det opprettes nye klasser ved behov (mest aktuelt ved objektbasert klassifikasjon).
I hierarkiske klassifikasjonssystemer (f.eks. statens arkivnøkkel) skal en underordnet klasse arve og aggregere (slå sammen) identifikasjonen fra alle overordnede klasser, se kommentar nedenfor.
Skal ikke kunne endres
Ulike klassifikasjonssystemer innenfor samme arkivsystem kan inneholde en eller flere av de samme identifikasjonene. Identifikasjonen kan være rent nummerisk, men kan også være alfanumerisk og ha et logisk meningsinnhold. Merk at klasseID er identisk med begrepene ordningsverdi og arkivkode i Noark 4.
Entydig identifikasjon av mappen innenfor det arkivet mappen tilhører. Andre arkiver innenfor samme arkivsystem, kan inneholde en eller flere av de samme kodene. Koden kan være rent nummerisk, men kan også ha en logisk oppbygning. Merk at mappeID er identisk med kombinasjonen saksår og sekvensnummer (oftest bare kalt "saksnummer") i Noark 4, se kommentarfeltet.
mappe
Registreres automatisk av systemet etter interne regler
Ja til registrering og aggregeres i M004 registreringsID
Skal ikke kunne endres
Saksår og sekvensnummer er ikke lenger obligatorisk identifikasjon i Noark 5, men det anbefales at dette mønsteret fremdeles brukes i sakarkiver. I slike tilfeller skal verdien i mappeID også kopieres til de to metadataelementene M011 saksaar og M012 sakssekvensnummer i saksmappen. Grunnen til dette er at det i noen tilfeller er nødvendig å skille de to elementene i saksnummeret, f.eks. ved sortering og i tjenestegrensesnittet.
Entydig identifikasjon av registreringen innenfor arkivet. Andre arkiver innenfor samme system kan inneholde den samme koden. Koden kan være rent nummerisk, men kan også ha en logisk oppbygging. Merk at registreringsID er identisk med saksår og sekvensnummer (oftest bare kalt "saksnummer") i kombinasjon med "dokumentnummer" i Noark 4, se kommentar.
basisregistrering
Registreres automatisk av systemet etter interne regler
Kan arve M003 mappeID fra mappe og kombinere det med dokumentnummer
Skal normalt ikke kunne endres. Ved flytting til en annen mappe, kan endring av registreringsID forekomme.
Saksnummer og dokumentnummer (f.eks. 2011/3869-8, dvs. dokumentnummer 8 i saksnummer 2011/3869) er ikke lenger obligatorisk identifikasjon i Noark 5, men det anbefales at dette mønsteret fremdeles brukes i sakarkiver. I slike tilfeller skal verdien for "dokumentnummer" kopieres til M015 journalpostnummer i journalposten.
Identifikasjon av versjoner innenfor ett og samme dokument.
dokumentobjekt
Registreres automatisk når en ny versjon arkiveres
Nei
Skal ikke endres. Den eldste versjonen skal ha det laveste nummeret. Dersom arkiverte versjoner er slettet (gjelder ikke siste versjon), vil dette skape "huller" i nummerrekkefølgen.
Versjonsnummer gjelder bare arkiverte versjoner. Annen versjons- håndtering ligger i komplett Noark, og genererer ikke metadata skal følge med i et arkivuttrekk.
Unik ID for arkivskaperen
arkiv
Registreres manuelt ved opprettelsen av arkivet
Nei
Kan være organisasjonsnummer (Brønnøysundregistrene) eller annen identifikasjon avtalt med arkivdepotet
Identifikasjon av dokumentene innenfor en registrering
dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk av systemet
Nei
Skal ikke kunne endres
Dokumentnummeret avgjør i hvilken rekkefølge dokumentene vises i brukergrensesnittet. Normalt skal hoveddokument vises før vedleggene.
Identifikasjon av møter som et utvalg har avholdt, viser rekkefølgene på møtene
moetemappe
Registreres automatisk av systemet, eventuelt også manuelt
Nei
Unik ID for en sakspart
sakspart
Registreres manuelt når sakspart opprettes
Nei
Kan være personnummer eller annen identifikasjon
Inngår i M003 mappeID. Viser året saksmappen ble opprettet.
saksmappe
Registreres automatisk når saksmappen opprettes
Kopieres fra M003 mappeID
Skal ikke kunne endres
Se kommentar under M012 sakssekvensnummer
Inngår i M003 mappeID. Viser rekkefølgen når saksmappen ble opprettet innenfor året.
saksmappe
Registreres automatisk når saksmappen opprettes
Kopieres fra M003 mappeID
Skal ikke kunne endres
Kombinasjonen saksår og sakssekvensnummer er ikke obligatorisk, men anbefales brukt i sakarkiver.
Viser året journalposten ble opprettet
journalpost
Registreres automatisk når journalposten opprettes
Kombineres med M014 journalsekvensnummer, se kommentar under denne
Skal ikke kunne endres
Viser rekkefølgen når journalposten ble opprettet under året
journalpost
Registreres automatisk når journalposten opprettes
Kombineres med M013 journalaar
Skal ikke kunne endres
Kombinasjonen journalår og sekvensnummer er ikke obligatorisk, men anbefales brukt i sakarkiver. Noen rapporter er sortert på denne kombinasjonen, f.eks. løpende- og offentlig journal. Dersom journalår og sekvensnummer ikke brukes, må kronologiske utskrifter sorteres etter andre kriterier (f.eks. journalpostens opprettetDato). I Noark 4 skal sekvensnummeret vises før journalåret (f.eks. 25367/2011) for at det ikke skal blandes sammen med saksnummeret som har året først.
Inngår i M004 journalpostID. Viser rekkefølgen journalpostene ble opprettet innenfor saksmappen, f.eks. 2011/3869-8 (dokument nr. 8 i sak 2011/3869).
journalpost
Registreres automatisk når journalposten opprettes
Kombineres med M003 mappeID
Skal normalt ikke endres, men ved flytting til en annen saksmappe kan journalposten få et nytt nummer (fordi det inngår i en annen nummerrekkefølge i denne mappen).
Er ikke obligatorisk, men anbefales brukt i sakarkiver. Dersom journalpostnummer ikke brukes, må andre kriterier kunne identifisere journalpostenes rekkefølge innenfor saksmappen.
Tittel eller navn på arkivenheten
arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, basisregistrering, dokumentbeskrivelse (ikke registrering og dokumentobjekt), forekommer også i presedens
Registreres manuelt eller hentes automatisk fra innholdet i arkivdokumentet. Ja fra klassetittel dersom alle mapper skal ha samme tittel som klassen. Kan også hentes automatisk fra et fagsystem.
Kan eventuelt arves fra klasse, se ovenfor
Skal normalt ikke kunne endres etter at enheten er lukket, eller dokumentene arkivert
For saksmappe og journalpost vil dette tilsvare "Sakstittel" og "Dokumentbeskrivelse". Disse navnene kan beholdes i grensesnittet.
Tekstlig beskrivelse av arkivenheten
arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, basisregistrering, dokumentbeskrivelse (ikke registrering og dokumentobjekt), forekommer også i arkivskaper og presedens
Registreres manuelt
Nei
Tilsvarende attributt finnes ikke i Noark 4 (men noen tabeller hadde egne attributter for merknad som kunne brukes som et beskrivelsesfelt)
Nøkkeord eller stikkord som beskriver innholdet i enheten
klasse, mappe, basisregistrering
Registreres vanligvis ved oppslag fra liste (f.eks. en tesaurus). Kan også registreres automatisk på grunnlag av dokumentinnhold eller integrering med fagsystem.
Nei
Nøkkelord kan brukes for å forbedre mulighetene for søking og gjenfinning. Nøkkelord skal ikke erstatte klassifikasjon.
Navn på organisasjonen som har skapt arkivet
arkiv
Registreres manuelt ved opprettelsen av arkivet.
Nei
Navn på person (eller eventuelt organisasjon) som har forfattet eller skapt dokumentet.
basisregistrering, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk av systemet, automatisk fra innholdet i dokumentet eller manuelt
Nei
Sakarkiver har tradisjonelt ikke noen forfatter på journalposten, men kan eventuelt ha det på dokumentbeskrivelsen. I en journalpost vil derfor forfatter vanligvis være forstått som M307 saksbehandler (utgående og organinterne dokumenter) eller eventuelt M400 korrespondansepartNavn (ved inngående dokumenter). Fagsystemer uten korrespondansedokumenter bør normal ha en forfatter. Her kan personnavn eventuelt erstattes med en kilde (f.eks. et system).
Offentlig tittel på arkivenheten, ord som skal skjermes er fjernet fra innholdet i tittelen (erstattet med ******)
mappe, basisregistrering
Obligatorisk i arkivuttrekk dersom tittelen inneholder ord som skal skjermes, jf. M504 skjermingMetadata.
I løpende og offentlig journaler skal også offentligTittel være med dersom ord i tittelfeltet skal skjermes.
Status til arkivet
arkiv
Registreres manuelt når arkivet opprettes eller ved skifte av status.
Obligatoriske verdier:
- "Opprettet"
- "Avsluttet"
Skifte av status kan bare utføres av autoriserte personer.
I løpende og offentlig journaler skal også offentligTittel være med dersom ord i tittelfeltet skal skjermes.
Status til den arkivperioden som arkivdelen omfatter
arkivdel
Registreres manuelt når arkivet opprettes eller ved skifte av status.
Obligatoriske verdier:
- "Aktiv periode"
- "Overlappingsperiode"
- "Avsluttet periode"
- "Uaktuelle mapper" Skifte av status kan bare utføres av autoriserte personer.
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| A | Aktiv periode |
| O | Overlappingsperiode |
| P | Avsluttet periode |
| U | Uaktuelle mapper |
Arkivdeler som avleveres skal ha status "Avsluttet periode".
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Status til saksmappen, dvs. hvor langt saksbehandlingen har kommet.
saksmappe
Registreres automatisk gjennom forskjellig saksbehandlings- funksjonalitet, eller overstyres manuelt.
Obligatoriske verdier:
- "Under behandling"
- "Avsluttet"
- "Utgår" Skifte av status kan bare utføres av autoriserte personer.
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| B | Under behandling |
| A | Avsluttet |
| U | Utgår |
| R | Opprettet av saksbehandler |
| S | Avsluttet av saksbehandler |
| P | Unntatt prosesstyring |
| F | Ferdig fra saksbehandler |
Saksmapper som avleveres skal ha status "Avsluttet" eller "Utgår".
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Status til journalposten, dvs. om dokumentet er registrert, under behandling eller endelig arkivert.
journalpost
Registreres automatisk gjennom forskjellig saksbehandlings- funksjonalitet, eller overstyres manuelt.
Obligatoriske verdier:
- "Journalført"
- "Ferdigstilt fra saksbehandler"
- "Godkjent av leder"
- "Ekspedert"
- "Arkivert"
- "Utgår"
- "Midlertidig registrering av innkommende dokument"
- "Saksbehandler har registrert innkommende dokument"
- "Reservert dokument"
Skifte av status kan bare utføres av autoriserte personer.
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| J | Journalført |
| F | Ferdigstilt fra saksbehandler |
| G | Godkjent av leder |
| E | Ekspedert |
| A | Arkivert |
| U | Utgår |
| M | Midlertidig registrering av innkommende dokument |
| S | Saksbehandler har registrert innkommende dokument |
| R | Reservert dokument |
Journalposter som avleveres skal ha status "Arkivert" eller "Utgår".
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Status til dokumentet
dokumentbeskrivelse
Kan endres automatisk ved endring i saksstatus eller journalstatus.
Obligatoriske verdier:
- "Dokumentet er under redigering"
- "Dokumentet er ferdigstilt"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| B | Dokumentet er under redigering |
| F | Dokumentet er ferdigstilt |
Dokumentbeskrivelser som avlevers skal ha status "Dokumentet er ferdigstilt".
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Status til møteregistreringen
moeteregistrering
Valgfrie verdier, eksempler:
- "Ferdig behandlet av utvalget"
- "Utsatt til nytt møte i samme utvalg"
- "Sendt tilbake til foregående utvalg"
Informasjon om presedensen er gjeldende eller foreldet
saksmappe eller journalpost
Registreres manuelt ved foreldelse
Obligatoriske verdier:
- "Gjeldende"
- "Foreldet"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| G | Gjeldende |
| F | Foreldet |
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Navn på type journalpost
journalpost
Registreres automatisk av systemet eller manuelt
Obligatoriske verdier:
- "Inngående dokument"
- "Utgående dokument"
- "Organinternt dokument for oppfølging"
- "Organinternt dokument uten oppfølging"
- "Saksframlegg"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| I | Inngående dokument |
| U | Utgående dokument |
| N | Organinternt dokument for oppfølging |
| X | Organinternt dokument uten oppfølging |
| S | Saksframlegg |
Tilsvarer "Noark dokumenttype" i Noark 4
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Navn på type dokument
dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk av systemet eller manuelt
Ingen obligatoriske typer. Aktuelle kode/beskrivelser kan f.eks. være:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| SØKNAD | Søknad |
| MELDING | Melding |
| KORR | Korrespondanse |
| KART | Kart |
| FOTO | Foto |
| TEGNING | Tegning |
| ANSVKONTO | Ansvar og kontroll |
| TILSYN | Tilsyn |
| AVTALE | Avtale |
| VEDTAK | Vedtak |
| FERDIGATTEST | Ferdigattest |
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Navn på type merknad
mappe, basisregistrering og dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk av systemet eller manuelt
Ingen obligatoriske typer. Aktuelle verdier kan f.eks. være:
- "Merknad fra saksbehandler"
- "Merknad fra leder"
- "Arkivmerknad"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| MS | Merknad fra saksbehandler |
| ML | Merknad fra leder |
| MA | Arkivmerknad |
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Navn på type møteregistrering
moeteregistrering
Ingen obligatoriske typer. Aktuelle verdier kan f.eks. være:
- "Møteinnkalling"
- "Saksframlegg"
- "Saksprotokoll"
- "Møteprotokoll"
- "Saksliste"
- "Offentlig saksliste"
- "Vedlegg til møtesak"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| MI | Møteinnkalling |
| SF | Saksframlegg |
| SP | Saksprotokoll |
| MP | Møteprotokoll |
| SL | Saksliste |
| OL | Offentlig saksliste |
| VL | Vedlegg til møtesak |
Type klassifikasjonssystem
klassifikasjonssystem
Registreres manuelt ved opprettelse av klassifikasjonssystem
Ingen obligatoriske typer. Aktuelle verdier kan f.eks. være:
- "Gårds- og bruksnummer"
- "Funksjonsbasert, hierarkisk"
- "Emnebasert, hierarkisk arkivnøkkel"
- "Emnebasert, ett nivå"
- "K-koder"
- "Mangefasettert, ikke hierarki"
- "Objektbasert"
- "Fødselsnummer"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| GBN | Gårds- og bruksnummer |
| FH | Funksjonsbasert, hierarkisk |
| EH | Emnebasert, hierarkisk arkivnøkkel |
| E1 | Emnebasert, ett nivå |
| KK | K-koder |
| MF | Mangefasettert, ikke hierarki |
| UO | Objektbasert |
| PNR | Fødselsnummer |
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Type korrespondansepart
journalpost
Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet i forbindelse med opprettelse av journalpost, kan også registreres manuelt
Obligatoriske verdier:
- "Avsender"
- "Mottaker"
- "Kopimottaker"
- "Gruppemottaker"
- "Intern avsender"
- "Intern mottaker"
- "Intern kopimottaker"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| EA | Avsender |
| EM | Mottaker |
| EK | Kopimottaker |
| GM | Gruppemottaker |
| IA | Intern avsender |
| IM | Intern mottaker |
| IK | Intern kopimottaker |
Korrespondansetype forekommer én gang innenfor objektet korrespondansepart, men denne kan forekomme flere ganger innenfor en journalpost.
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Navn på type møtesak
moeteregistrering
Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet i forbindelse med opprettelse av journalpost, kan også registreres manuelt
Foreslåtte verdier:
- "Politisk sak"
- "Delegert møtesak"
- "Referatsak"
- "Interpellasjon"
- "Annet"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| PS | Politisk sak |
| DS | Delegert møtesak |
| RS | Referatsak |
| FO | Forespørsel (interpellasjon) |
| AN | Annet |
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Navn på hvilken type objekt som er slettet
arkivdel, dokumentbeskrivelse
Obligatoriske verdier:
- "Sletting av produksjonsformat"
- "Sletting av tidligere versjon"
- "Sletting av variant med sladdet informasjon"
- "Sletting av hele innholdet i arkivdelen"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| SP | Sletting av produksjonsformat |
| SV | Sletting av tidligere versjon |
| SS | Sletting av variant med sladdet informasjon |
| SA | Sletting av hele innholdet i arkivdelen |
Siste versjon av et dokument skal vanligvis ikke kunne slettes. Sletting av innholdet i en arkivdel skal bare kunne utføres av autorisert personale.
Se gjerne kodelister fra GI-standarden her. Noe avvik vil det være fra GI-standarden til Fiks-Arkiv standarden
Datoen saken er opprettet
saksmappe
Settes automatisk til samme dato som M600 opprettetDato
Nei
Skal kunne endres manuelt inntil saksmappen avsluttes
Datoen journalposten er opprettet/arkivert
journalpost
Settes automatisk til samme dato som M600 opprettetDato. Oppdateres til M604 arkivertDato når dokumentene som tilhørere journalposten arkiveres.
Nei
Skal kunne endres manuelt inntil arkivering
Datoen når et utvalgsmøte blir avholdt
moetemappe
Registreres manuelt ved opprettelsen av en møtemappe
Nei
Skal kunne endres manuelt inntil arkivering
Dato som er påført selve dokumentet
journalpost
Datoen hentes automatisk fra dokumentet, eller registreres manuelt
Nei
Skal kunne endres manuelt inntil arkivering
Kan brukes både for inngående, utgående og organinterne dokumenter
Dato et eksternt dokument ble mottatt
journalpost
Registreres manuelt eller automatisk av systemet ved elektronisk kommunikasjon
Nei
Skal ikke kunne endres ved automatisk registrering, dato for mottak av fysiske dokumenter skal kunne endres inntil arkivering
Merk at mottattDato ikke behøver å være identisk med M600 opprettetDato
Dato et internt produsert dokument ble sendt/ekspedert
journalpost
Registreres manuelt eller automatisk av systemet ved elektronisk kommunikasjon
Nei
Skal ikke kunne endres ved automatisk registrering, dato for forsendelse av fysiske dokumenter skal kunne endres inntil arkivering
Dato når en fysisk saksmappe eller journalpost ble utlånt
saksmappe, journalpost
Registreres manuelt ved utlån
Nei
Utlån skal også kunne registreres etter at en saksmappe er avsluttet, eller etter at dokumentene i en journalpost ble arkivert.
Det er ikke spesifisert noen dato for tilbakelevering. Tilbakelevering kan markeres ved at M106 utlaantDato slettes. Det er ingen krav om obligatorisk logging av utlån av fysiske dokumenter.
Dato for starten av en arkivperiode
arkivdel
Settes automatisk til samme dato som M600 opprettetDato
Nei
Skal kunne endres manuelt
Det kan tenkes tilfeller hvor startdatoen ikke er identisk med datoen arkivdelen ble opprettet
Dato for slutten av en arkivperiode
arkivdel
Settes automatisk til samme dato som M602 avsluttetDato
Nei
Skal kunne endres manuelt
Det kan forekomme tilfeller hvor sluttdatoen ikke er identisk med datoen arkivdelen ble avsluttet.
Dato som angir fristen for når et inngående dokument må være besvart
journalpost
Registreres manuelt
Nei
Forfallsdato kan være angitt som en betingelse i det inngående dokumentet
Datoen da offentlighetsvurdering ble foretatt
journalpost
Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet for skjerming
Nei
Dato for offentlighetsvurdering kan brukes dersom inngående dokumenter automatisk blir midlertidig skjermet ved mottak, og offentlighetsvurderingen skjer på et litt senere tidspunkt.
Datoen på presedensen
saksmappe eller journalpost
Registreres manuelt ved opprettelse av presedens, men bør også kunne hentes automatisk fra M103 dokumentetsDato på journalposten presedensen opprettes på.
Nei
Startdato for journalutskriftene som inngår i avleveringspakken.
Egne filer med journalutskrift for løpende og offentlig journal: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml.
Registreres når avleveringspakken produseres
Nei
Startdato skal selekteres på M101 journaldato
Startdatoen vil vanligvis være identisk med M107 arkivperiodeStartdato
Sluttdato for journalutskriftene som inngår i avleveringspakken.
Egne filer med journalutskrift for løpende og offentlig journal: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml.
Registreres når avleveringspakken produseres
Nei
Sluttdato skal selekteres på M101 journaldato
Sluttdatoen vil vanligvis være identisk med M108 arkivperiodeSluttdato
Referanse til den arkivdelen som er forløper for denne arkivdelen, dvs. inneholder forrige arkivperiode.
arkivdel
Registreres automatisk når arkivdelen som er arvtaker opprettes
Nei
Referanse til den arkivdelen som er arvtaker for denne arkivdelen, dvs. inneholder neste arkivperiode.
arkivdel
Registreres automatisk når det opprettes en arkivdel som defineres som arvtaker til en eksisterende arkivdel
Nei
Referanse til arkivdelen som denne arkivenheten er tilknyttet
mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk, kan overstyres manuelt
Nei
Alle mapper skal ha referanse til arkivdel (selv om tilhørigheten til arkivdel også kan finnes via klasse og klassifikasjonssystem). En mappe, registrering eller en dokumentbeskrivelse som har en annen skjerming, kassasjonsbestemmelse eller dokumentmedium (fysisk/elektronisk) enn resten av dokumentene som tilhører arkivdelen, kan ha referanse til en annen arkivdel som inneholder informasjon om disse "unntakene". Slike arkivdeler vil ikke ha egne barn (dvs. underordnede arkivenheter). Merk at selv om disse arkivenhetene har referanse til en "tom" arkivdel, tilhører de indirekte også den arkivdelen som er utgangspunktet for den hierarkiske arkivstrukturen. Opplysninger om skjerming, kassasjonsbestemmelse og dokumentmedium skal arves fra arkivenheten det refereres til. Slik arv skal da overstyre arven gjennom selve arkivstrukturen. Et eksempel: Alle saksmapper som tilhører en bestemt klasse skal kasseres etter 10 år, unntatt de organinterne dokumentene som skal bevares. Disse dokumentene kan da automatisk tilordnes en annen arkivdel når journalposter med organinterne dokumenter opprettes.
Referanse til sekundærklassifikasjon. Kan også referere til flere enn én sekundær klassifikasjon (tertiærklassifikasjon osv.)
saksmappe
Registreres automatisk ved klassifikasjon
Nei
Kan også brukes for å bygge opp mangefasettert klassifikasjon og kommunenes klassifikasjonssystem "K-kodene".
Kryssreferanse til en mappe fra en annen mappe eller basisregistrering
mappe, basisregistrering
Registreres automatisk når kryssreferanse opprettes
Nei
Kryssreferanse til en basisregistrering fra en annen basisregistrering eller mappe
mappe, basisregistrering
Registreres automatisk når kryssreferanse opprettes
Nei
Referanse til en eller flere journalposter som avskriver denne journalposten
journalpost
Registreres manuelt eller automatisk ved avskrivning
Nei
Referanse til filen som inneholder det elektroniske dokumentet som dokumentobjektet beskriver
dokumentobjekt
Registreres automatisk når et dokument tilknyttes en registrering, når det arkiveres flere versjoner av et dokument, når det lages en egen variant av dokumentet og når dokumentet konverteres til nye formater
Nei
Referansen skal være en "sti" (dvs. også inneholde katalogstrukturen) til filnavnet som gjør det mulig å identifisere riktig fil i et arkivuttrekk. Stien skal angis relativt i forhold til filen arkivstruktur.xml.
Referanse til forrige utvalgsmøte
moetemappe
Registreres manuelt
Nei
Kan brukes dersom et møte går over flere dager
Referanse til neste utvalgsmøte
moetemappe
Registreres manuelt
Nei
Kan brukes dersom et møte går over flere dager
Referanse til en annen møteregistrering
moeteregistrering
Nei
Kan brukes for å knytte sammen dokumenter som tilhører samme "møtesak" (Møtemappen har ikke noe eget nivå for møtesaker.)
Referanse fra en annen møteregistrering
moeteregistrering
Nei
Kan brukes for å knytte sammen dokumenter som tilhører samme "møtesak"
Angivelse av om arkivenheten inneholder fysiske dokumenter, elektroniske dokumenter eller en blanding av fysiske og elektroniske dokumenter
arkiv, arkivdel, mappe, basisregistrering, dokumentbeskrivelse
Arves fra overordnet nivå, kan overstyres manuelt
Obligatoriske verdier:
- "Fysisk medium"
- "Elektronisk arkiv"
- "Blandet fysisk og elektronisk arkiv"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| F | Fysisk medium |
| E | Elektronisk arkiv |
| B | Blandet fysisk og elektronisk arkiv |
Obligatorisk ved blanding av fysisk og elektronisk arkiv. Er hele arkivet enten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkelig med verdi på arkivnivå. Er en hel arkivdel enten fysisk eller elektronisk, er det tilstrekkelig å angi det på arkivdelnivå. Dersom underordnede arkivdeler inneholder både fysiske og elektroniske dokumenter, må informasjon om dette arves nedover i hierarkiet. Se også kommentar til M208 referanseArkivdel.
Stedet hvor de fysiske dokumentene oppbevares. Kan være angivelse av rom, hylle, skap osv. Overordnede arkivdeler (f.eks. en arkivdel) kan oppbevares på flere steder.
arkiv, arkivdel, mappe, basisregistrering, dokumentbeskrivelse
Arves fra overordnet nivå, kan overstyres manuelt
Fysiske dokumenters plassering skal ellers gå fram av arkivstrukturen. Fysiske dokumenter i et sakarkiv skal i utgangspunktet være ordnet i overordnede omslag (f.eks. hengemapper) etter stigende klasseID. Innenfor hver av disse skal omslagene skal dokumentene ligge i fysiske saksmapper som er ordnet etter stigende mappeID. Innenfor saksmappene skal dokumentene være ordnet etter stigende journalpostnummer ("dokumentnummer"). Vedlegg skal legges sammen med tilhørende hoveddokument.
Navn på virksomhet eller person som er part
saksmappe
Registreres manuelt eller automatisk fra fagsystem
Angivelse av rollen til parten
saksmappe
Registreres manuelt eller automatisk fra fagsystem
Her er det mange tenkelige roller avhengig av type sak, f.eks.
- Klient
- Pårørende
- Formynder
- Advokat
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| K | Klient |
| P | Pårørende arkiv |
| F | Formynder |
| A | Advokat |
Antall fysiske vedlegg til et fysisk hoveddokument
journalpost
Registreres manuelt
Identifikator til avdeling, kontor eller annen administrativ enhet som har ansvaret for saksbehandlingen
saksmappe, journalpost, moeteregistrering
Registreres automatisk f.eks. på grunnlag av innlogget bruker, kan overstyres
Merk at på journalpostnivå grupperes administrativEnhet sammen med M307 saksbehandler inn i korrespondansepart. Dette muliggjør individuell behandling når det er flere mottakere, noe som er særlig aktuelt ved organinterne dokumenter som skal følges opp.
Identifikator til saksansvarlig
saksmappe
Registreres automatisk på grunnlag av innlogget bruker eller annen saksbehandlingsfunksjonalitet (f.eks. saksfordeling), kan overstyres manuelt
Identifikator til saksbehandler
journalpost, moeteregistrering
Registreres automatisk på grunnlag av innlogget bruker eller annen saksbehandlingsfunksjonalitet (f.eks. saksfordeling), kan overstyres manuelt.
Merk at saksbehandler grupperes inn i korrespondansepart på journalpostnivå. Se kommentar til M305 administrativEnhet.
Navn på enhet som har det arkivmessige ansvaret for kvalitetssikring av arkivdanningen, og eventuelt registrering (journalføring) og arkivering av fysiske dokumenter
saksmappe, journalpost
Registreres automatisk på grunnlag av innlogget bruker, kan overstyres manuelt
Ja fra saksmappe til journalpost
Er ikke lenger obligatorisk i Noark 5. Journalenhet er helt uavhengig av administrativ enhet. Kan f.eks. brukes som seleksjonskriterium ved produksjon av rapporter. Det anbefales ikke å knytte tilgangsrettigheter til journalenhet.
Navnet på person som har lånt en fysisk saksmappe
saksmappe, journalpost
Registreres manuelt ved utlån
Utlån skal også kunne registreres etter at en saksmappe er avsluttet, eller at dokumentene i en journalpost ble arkivert
Merknad fra saksbehandler, leder eller arkivpersonale.
mappe, basisregistrering og dokumentbeskrivelse
Registreres manuelt
Merknaden bør gjelde selve saksbehandlingen eller forhold rundt arkiveringen av dokumentene som tilhører arkivenheten.
Lovparagrafen som saken eller journalposten danner presedens for
saksmappe eller journalpost
Registreres manuelt ved opprettelse av presedens
En argumentkilde som brukes til å løse rettslige problemer. En retts- anvender som skal ta stilling til et juridisk spørsmål, vil ta utgangspunkt i en rettskildefaktor.
saksmappe eller journalpost
Registreres manuelt ved opprettelse av presedens
En rettskildefaktor kan være en lov- eller forskriftstekst, lovforarbeider, domstolspraksis, andre myndigheters praksis, privates praksis (kontraktspraksis), rettsoppfatninger, reelle hensyn, folkerett, EU-/ EØS- rett mv.
Beskrivelse av kriteriene som er brukt ved seleksjon av journalrapportenes innhold.
Egne filer med journalutskrift for løpende og offentlig journal: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml
Både løpende og offentlig journal er i utgangspunktet selektert etter journaldato. Andre kriterier kan eventuelt brukes i tillegg.
Navn på utvalget som avholdt møte
moetemappe
Registreres manuelt ved opprettelsen av møtemappen
Sted hvor møtet ble avholdt
moetemappe
Registreres manuelt ved opprettelsen av møtemappen
Navn på person som var til stedet på møtet
moetemappe
Registreres manuelt ved opprettelsen av møtemappen, kan eventuelt også hentes automatisk fra f.eks. møteinnkalling
Funksjon eller rolle til personen som deltok på møtet
moetemappe
Ingen obligatoriske typer. Aktuelle verdier kan f.eks. være:
- "Møteleder"
- "Referent"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| M | Møteleder |
| R | Referent |
Navn på person eller organisasjon som er avsender eller mottaker av dokumentet
journalpost
Registreres manuelt eller automatisk fra dokumentet
Navn på korrespondansepart forekommer én gang innenfor objektet korrespondansepart, men denne kan forekomme flere ganger innenfor en journalpost. De samme gjelder alle elementene nedenfor.
Postadressen til en avsender/mottaker eller sakspart
journalpost, sakspart
Registreres manuelt eller automatisk fra dokumentet
Navn på korrespondansepart forekommer én gang innenfor objektet korrespondansepart, men denne kan forekomme flere ganger innenfor en journalpost. De samme gjelder alle elementene nedenfor.
Postnummeret til en avsender/mottaker eller sakspart
journalpost, sakspart
Registreres manuelt eller automatisk fra dokumentet
Poststedet til en avsender/mottaker eller sakspart
journalpost, sakspart
Registreres manuelt eller automatisk fra dokumentet
Land dersom adressen er i utlandet
journalpost, sakspart
Registreres manuelt eller automatisk fra dokumentet
E-postadressen til en avsender/mottaker eller sakspart
journalpost, sakspart
Registreres manuelt eller automatisk fra dokumentet
Telefonnummeret til en avsender/mottaker eller sakspart
journalpost, sakspart
Registreres manuelt eller automatisk fra dokumentet
Kontaktperson hos en organisasjon som er avsender eller mottaker, eller sakspart
journalpost, sakspart
Registreres manuelt eller automatisk fra dokumentet
Handling som skal utføres ved bevaringstidens slutt.
arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres manuelt ved opprettelse av arkivdel eller klasse. Arves til underliggende enheter, men kan endres manuelt.
Obligatoriske verdier:
- "Bevares"
- "Kasseres"
- "Vurderes senere"
Kodeliste eksempel:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| B | Bevares |
| K | Kasseres |
| G | Vurderes senere |
| U | Utført |
Antall år dokumentene som tilhører denne arkivdelen skal bevares.
arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres manuelt ved opprettelse av arkivdel eller klasse. Arves til underliggende enheter, men kan endres manuelt.
Tidspunktet for når bevaringstiden starter å løpe, vil vanligvis være når en mappe avsluttes. Men andre regler kan være aktuelle.
Dato for når dokumentene som tilhører denne arkivenheten skal kunne kasseres, eller vurderes for bevaring og kassasjon på ny
mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Datoen beregnes automatisk på grunnlag av M451 Bevaringstid, eller registreres manuelt
Angivelse av hjemmel for kassasjon
arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres manuelt ved opprettelse av arkivdel eller klasse. Arves til underliggende enheter, men kan endres manuelt
Hjemmel kan f.eks. være Riksarkivarens bevarings- og kassasjons- vedtak.
Angivelse av at dokumentene som tilhører arkivenheten ikke er offentlig tilgjengelig i henhold til offentlighetsloven eller av en annen grunn
arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres manuelt ved valg fra liste, kan også registres automatisk
Det er ikke noen felles kodeliste for dette feltet.
Henvisning til hjemmel (paragraf) i offentlighetsloven, sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen
arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk på grunnlag av valgt tilgangskode, kan overstyres manuelt
Angivelse av hvilke metadataelementer som skal skjermes.
arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres manuelt ved valg fra liste eller annen funksjonalitet, kan også registreres automatisk
Skjerming av klasseID (arkivnøkkel, arkivkode) er f.eks. aktuelt når identifikasjonen er et fødselsnummer. Dersom utvalgte ord fra tittel skjermes, er metadataelementet M025 offentligTittel obligatorisk. Skjerming av navn på part i sak angis for saksmappe, skjerming av navn på avsender og mottaker angis for journalpost, skjerming av merknader angis for saksmappe og journalpost. Ved midlertidig skjerming skal alle metadata ovenfor skjermes, må bare brukes inntil skjermingsbehovet er vurdert.
Angivelse av at hele dokumentet eller deler av det må skjermes.
arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres manuelt ved valg fra liste eller annen funksjonalitet, kan også registreres automatisk
Obligatoriske verdier:
- "Skjerming av hele dokumentet"
- "Skjerming av deler av dokumentet"
Kodeliste:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| H | Skjerming av hele dokumentet |
| D | Skjerming av deler av dokumentet |
Dersom deler av dokumentet skal skjermes, må dokumentet også finnes i en variant. Her må all informasjon som skal skjermes, være "sladdet".
Antall år skjermingen skal opprettholdes.
arkivdel, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk knyttet til valg av tilgangskode, kan registreres manuelt.
Tidspunktet for når skjermingsvarigheten starter å løpe, vil vanligvis være når journalposten ble registrert, men det skal være mulig med andre regler.
Datoen skjermingen skal oppheves.
mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Datoen beregnes automatisk på grunnlag av M504 skjermingsvarighet
Angivelse av at dokumentene er gradert i henhold til sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen.
mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres manuelt ved valg fra liste, kan også registres automatisk
Obligatoriske verdier:
- "Strengt hemmelig (sikkerhetsgrad)"
- "Hemmelig (sikkerhetsgrad)"
- "Konfidensielt (sikkerhetsgrad)"
- "Begrenset (sikkerhetsgrad)"
- "Fortrolig (beskyttelsesgrad)"
- "Strengt fortrolig (beskyttelsesgrad)"
Disse verdiene har et hierarkisk forhold seg i mellom
Kodeliste:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| SH | Strengt hemmelig (sikkerhetsgrad) |
| H | Hemmelig (sikkerhetsgrad) |
| K | Konfidensielt (sikkerhetsgrad) |
| B | Begrenset (sikkerhetsgrad) |
| F | Fortrolig (beskyttelsesgrad) |
| SF | Strengt fortrolig (beskyttelsesgrad) |
Dokumenter gradert "Strengt hemmelig", "Hemmelig", "Konfidensielt" og "Strengt fortrolig" skal føres i en egen journal som i sin helhet er unntatt fra innsyn.
Angivelse av hvilket sikkerhetsnivå som ble brukt ved forsendelse og mottak av elektroniske dokumenter
journalpost, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt
Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet for elektronisk signatur
Aktuelle verdier:
- Symmetrisk kryptert
- Sendt med PKI/virksomhetssertifikat
- Sendt med PKI/"person standard"-sertifikat
- Sendt med PKI/"person høy"-sertifikat
Kodeliste:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| SK | Symmetrisk kryptert |
| V | Sendt med PKI/virksomhetssertifikat |
| PS | Sendt med PKI/"person standard"-sertifikat |
| PH | Sendt med PKI/"person høy"-sertifikat |
Angivelse av om et dokument er mottatt med elektronisk signatur, og om signaturen er verifisert.
journalpost, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt
Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet for elektronisk signatur
Obligatoriske verdier:
- "Signatur påført, ikke verifisert"
- "Signatur påført og verifisert"
Kodeliste:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| I | Signatur påført, ikke verifisert |
| V | Signatur påført og verifisert |
Dersom signaturen er verifisert, skal det logges hvem som verifiserte den og når det skjedde
Navn på bruker av en Noark 5-løsning
Brukeradministrasjon inngår ikke i arkivstrukturen
Registreres manuelt av administrator
Navn på bruker vil registreres mange steder i arkivstrukturen, f.eks. som saksansvarlig eller saksbehandler, og ved forskjellige typer logging.
Rollen til en bruker av en Noark 5-løsning.
Brukeradministrasjon inngår ikke i arkivstrukturen
Registreres manuelt av administrator
Ingen obligatoriske verdier. Aktuelle verdier kan være:
- "Arkivansvarlig"
- "Arkivpersonale"
- "Leder"
- "Saksbehandler"
Status til en bruker av en Noark 5-løsning.
Brukeradministrasjon inngår ikke i arkivstrukturen
Registreres manuelt av administrator
Ingen obligatoriske verdier. Aktuelle verdier kan være:
- "Ansatt"
- "Sluttet"
Navn på administrativ enhet
Administrasjonsstrukturen inngår ikke i arkivstrukturen
Registreres manuelt av administrator
Navn på administrativ enhet vil registreres flere steder i arkivstrukturen, f.eks. sammen med saksansvarlig eller saksbehandler på saksmappe eller journalpost.
Status til den administrative enheten
Administrasjonsstrukturen inngår ikke i arkivstrukturen
Registreres manuelt av administrator
Ingen obligatoriske verdier. Aktuelle verdier kan være:
- "Aktiv enhet"
- "Passiv enhet"
Referanse til enhet som er direkte overordnet denne enheten
Administrasjonsstrukturen inngår ikke i arkivstrukturen
Registreres manuelt av administrator
Referanse til enhet som er direkte overordnet denne enheten
arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt også presedens
Registreres automatisk av systemet ved opprettelse av enheten
Skal ikke kunne endres
Navn på person som opprettet/registrerte arkivenheten
arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse, mappe, registrering, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt
Registreres automatisk av systemet ved opprettelse av enheten
Skal ikke kunne endres
Dato og klokkeslett når arkivenheten ble avsluttet/lukket
arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse og mappe
Registreres automatisk av systemet når enheten avsluttes
Skal ikke kunne endres. Obligatorisk dersom arkivdelen er avsluttet.
Navn på person som avsluttet/lukket arkivenheten
arkiv, arkivdel, klassifikasjonssystem, klasse og mappe
Registreres automatisk av systemet når enheten avsluttes
Skal ikke kunne endres. Obligatorisk dersom arkivdelen er avsluttet.
Dato og klokkeslett når alle dokumentene som er tilknyttet registreringen ble arkivert
registrering
Registreres automatisk ved utførelse av en funksjon som markerer at dokumentene er arkivert. For journalposter kan dette knyttes til endring av journalstatus.
Kan ikke endres
Arkivering innebærer at dokumentene blir "frosset", dvs. sperret for all videre redigering/endring
Navn på person som arkiverte dokumentet og frøs det for all videre redigering
registrering
Registreres automatisk ved utførelse av en funksjon som markerer at dokumentene er arkivert. For journalposter kan dette knyttes til endring av journalstatus.
Kan ikke endres
Antall journalposter i rapporten
Egne filer med journalutskrift for løpende og offentlig journal: loependeJournal.xml og offentligJournal.xml.
Registreres automatisk ved produksjon av avleveringsuttrekk
Kan ikke endres
Dato og klokkeslett når merknaden ble registrert
mappe, basisregistrering og dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk av systemet
Kan ikke endres
Navn på person som har registrert merknaden
mappe, basisregistrering og dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk av systemet
Kan ikke endres
Dato og klokkeslett når et dokument ble slettet
arkivdel, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk når en tidligere versjon eller en variant av et dokument slettes.
Kan ikke endres
Informasjon om sletting av dokumenter i produksjonsformat skal ikke avleveres. Sletting må ikke blandes sammen med kassasjon.
Navn på person som har utført en kontrollert kassasjon av dokumenter, eller sletting av versjoner, formater og varianter.
arkivdel, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk når et dokument blir slettet
Kan ikke endres
Sletting må ikke blandes sammen med kassasjon.
Dato og klokkeslett for når et dokument ble konvertert fra et format til et annet
dokumentobjekt
Registreres automatisk ved konvertering
Kan ikke endres
Person eller system som har foretatt konverteringen
dokumentobjekt
Registreres automatisk ved konvertering
Kan ikke endres
Dato et dokument ble avskrevet
journalpost
Registreres automatisk nå avskrivning foretas
Kan ikke endres
Navn på person som har foretatt avskrivning
journalpost
Registreres automatisk nå avskrivning foretas
Kan ikke endres
Måten en journalpost har blitt avskrevet på
journalpost
Registreres automatisk nå avskrivning foretas
Obligatoriske verdier:
- "Besvart med brev"
- "Besvart med e-post"
- "Besvart på telefon"
- "Tatt til etterretning"
- "Tatt til orientering"
Kodeliste:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| BU | Besvart med brev |
| BE | Besvart med e-post |
| TLF | Besvart på telefon |
| TE | Tatt til etteretning |
| TO | Tatt til orientering |
Datoen et dokument ble knyttet til en registrering
dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk nå tilknytning foretas
Kan ikke endres
Navn på person som knyttet et dokument til en registrering
dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk nå tilknytning foretas
Kan ikke endres
Dato en elektronisk signatur ble verifisert
journalpost, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt
Registreres automatisk når verifisering utføres
Kan ikke endres
Navn på person som har verifisert en elektronisk signatur
journalpost, dokumentbeskrivelse, dokumentobjekt
Registreres automatisk når verifisering utføres
Kan ikke endres
Dato og klokkeslett når et dokument ble gradert
mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk ved gradering
Navn på person som foretok graderingen
mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk ved gradering
Dato og klokkeslett når et dokument ble nedgradert
mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk ved nedgradering
Navn på person som foretok nedgraderingen
mappe, registrering, dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk ved nedgradering
Dato og klokkeslett for når presedensen er godkjent
saksmappe, journalpost
Registreres automatisk dersom det finnes funksjonalitet for å godkjenne presedenser
Navn på person som har godkjent presedensen
saksmappe, journalpost
Registreres automatisk dersom det finnes funksjonalitet for å godkjenne presedenser
Dato og klokkeslett når kassasjonen ble utført
dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk når kassasjon utføres
Skal ikke kunne endres
Navn på person som har utført kassasjonen
dokumentbeskrivelse
Registreres automatisk når kassasjon utføres
Skal ikke kunne endres
Person som har mottatt for godkjennelse et dokument som har vært sendt på flyt
journalpost
Registreres automatisk av funksjonalitet knyttet til arbeidsflyt
Obligatorisk dersom dokumentet har blitt sendt på flyt. Skal ikke kunne endres
Dato og klokkeslett et dokument på flyt ble mottatt
journalpost
Registreres automatisk av funksjonalitet knyttet til arbeidsflyt
Obligatorisk dersom dokumentet har blitt sendt på flyt. Skal ikke kunne endres
Dato og klokkeslett et dokument på flyt ble sendt videre
journalpost
Registreres automatisk av funksjonalitet knyttet til arbeidsflyt
Obligatorisk dersom dokumentet har blitt sendt på flyt. Skal ikke kunne endres
Godkjennelse/ikke godkjennelse av dokumentet som er sendt på flyt
journalpost
Registreres automatisk av funksjonalitet knyttet til arbeidsflyt
Anbefalte verdier:
- "Godkjent"
- "Ikke godkjent"
- "Sendt tilbake til saksbehandler med kommentarer"
Kodeliste:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| G | Godkjent |
| I | Ikke godkjent |
| S | Sendt tilbake til saksbehandler med kommentarer |
Merknad eller kommentar til et dokument som er sendt på flyt
journalpost
Registreres manuelt
Person som har sendt et dokument på flyt
journalpost
Obligatorisk dersom dokumentet har blitt sendt på flyt. Skal ikke kunne endres.
Referanse til arkivenheten (systemID) som inneholder metadata-elementet som ble endret
Filen endringslogg.xml
Registreres automatisk ved endring av metadata
Navnet på metadataelementet som ble endret
Filen endringslogg.xml
Registreres automatisk ved endring av metadata
Dato og klokkeslett når et metadataelement ble endret
Filen endringslogg.xml
Registreres automatisk ved endring av metadata
Dato og klokkeslett når et metadataelement ble endret
Filen endringslogg.xml
Registreres automatisk ved endring av metadata
Innholdet i metadataelementet før det ble endret
Filen endringslogg.xml
Registreres automatisk ved endring av metadata
Det nye innholdet i metadataelementet
Filen endringslogg.xml
Registreres automatisk ved endring av metadata
Angivelse av hvilken variant et dokument forekommer i
dokumentobjekt
Registreres automatisk når dokumentet arkiveres
Obligatoriske verdier:
- "Produksjonsformat"
- "Arkivformat"
- "Dokument hvor deler av innholdet er skjermet"
Kan ikke endres
Kodeliste:
| kode | beskrivelse |
|---|---|
| P | Produksjonsformat |
| A | Arkivformat |
| O | Dokument hvor deler av innholdet er skjermet |
| S | Digitalt signert dokument |
Dokumentets format
dokumentobjekt
Registreres automatisk når dokumentet arkiveres
Kan ikke endres
Det anbefales å ikke sette noen verdi på dette feltet og overlate til arkivet å sette dette korrekt
Nærmere spesifikasjon av dokuments format, f.eks. informasjon om komprimering
dokumentobjekt
Registreres automatisk når dokumentet arkiveres
Kan ikke endres
En verdi som beregnes ut fra innholdet i dokumentet, og som dermed gir integritetssikring til dokumentets innhold
dokumentobjekt
Påføres automatisk i forbindelse med eksport for avlevering
Kan ikke endres. Sjekksummen skal være heksadesimal uten noen formatteringstegn.
Algoritmen som er brukt for å beregne sjekksummen
dokumentobjekt
Påføres automatisk i forbindelse med eksport for avlevering
Kan ikke endres. Algoritmen som skal brukes inntil videre er SHA256.
Størrelsen på fila i antall bytes oppgitt med desimaltall
dokumentobjekt
Påføres automatisk i forbindelse med eksport for avlevering
Kan ikke endres.
Et overordnet metadataelement som kan inneholde egendefinerte metadata. Disse metadataene må da være spesifisert i et eller flere XML-skjema.
mappe (med sakspart), basisregistrering
Formatet dokumentet hadde før det ble konvertert
dokumentobjekt
Registreres automatisk ved konvertering
Kan ikke endres
Dette vil vanligvis være produksjonsformatet, men kan også være et annet arkivformat. Faste verdier bestemmes senere.
Formatet dokumentet fikk etter konvertering
dokumentobjekt
Registreres automatisk ved konvertering
Kan ikke endres
Faste verdier bestemmes senere
Navn på det IT-verktøyet som ble brukt til å foreta konverteringen
dokumentobjekt
Kommentarer til konverteringen
dokumentobjekt
Følgende felter kommer fra GI Arkiv 2.0 og mangler foreløpig utfyllende dokumentasjon.
Unikt navn på klientsystemet som kaller tjenesten. Fagsystem benyttes som del av eksternnoekkel for entydig identifisering av mapper og registreringer, for logging m.m. Sammen med regel brukes fagsystem for å angi standardverdier for tjenester som lager nye mapper, registreringer m.m. Fagsystem kan også (men anbefales ikke) benyttes for tilgangskontroll.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Fagsystemets entydige nøkkel til objektet. Fagsystemet kan angi sin nøkkel på objekter i arkivet og hente de ut igjen via denne nøkkelen. Feltet brukes sammen med Fagsystem for å angi en entydig nøkkel i arkivsystemet.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Referanse til en dokumentbeskrivelse. Inneholder systemID som i dag er eneste identifikator for en dokumentbeskrivelse
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Referanse til en klassifikasjon. Inneholder klassifikasjonssystemID og klasseID som til sammen er identifikatorene for en klassifikasjon Brukes for å identifisere en klassifikasjon ved oppdatering.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Refererer til eller identifiserer en journalpost. Inneholder systemID, registreringsID, journalnummer, saksJournalpostnummer og referanseEksternNoekkel som hver for seg er tilgjengelige identifikatorer for en journalpost
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Nummer til kommuner i Norge.
Det presiseres at kommunenummer alltid skal ha 4 sifre, dvs. eventuelt med ledende null. Kommunenummer benyttes for kopling mot en rekke andre registre som også benytter 4 sifre.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Bygningsnummeret er et unikt nummer for alle bygninger i Norge og tildeles av Kartverket.
Tildeles av Kartverket.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Løpende versjonsnummer for et bygningsnummer.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Fylkesnummeret er et tosifret nummer som angir et fylke i Norge.
Numrene tildeles av Kartverket og gjenbrukes ikke.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Identifikasjonen til en plan (f.eks. reguleringsplan). Sammen med kommunenummer, fylkesnummer eller landkoden gir planidentifikasjonen en plan en unik ID i Norge.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
X er som en del av kombinasjonen av x, y og z-koordinatene til et geografisk punkt gitt koordinatsystem.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Y er som en del av kombinasjonen av x, y og z-koordinatene til et geografisk punkt gitt koordinatsystem.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Z er som en del av kombinasjonen av x, y og z-koordinatene til et geografisk punkt gitt koordinatsystem.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
EPSG-beskrivelsen for et koordinatsystem
Ref. https://register.geonorge.no/epsg-koder. Ref. GeoIntegrasjon Arkiv.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Hvordan en korrespondanse er utført, f.eks. via SvarUt eller via fysisk brev
Kodeliste er til dels fra Noark 4 som er foreldet. Forbedring kommer.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
For logging
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
For logging
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Unik id, f.eks. fødselsnummer til en person.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Unik id til en organisasjon, organisasjonsnummer fra enhetsregisteret.
Enhetsregisteret
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Boolean som sier om det er skjermet
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Boolean som sier om brukernavn er et personnavn
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av GI Arkiv 2.0
Følgende felter kommer fra arbeidet med Fiks Arkiv
Kode er basen for felter som f.eks. dokumenttype som er av typen kode. Disse har da verdier fra kodelister. Kode består av kode og beskrivelse. Elementet kode er en kort identifkator mens beskrivelse kan være en lengre tekst som beskriver koden. F.eks. kode="R" og beskrivelse="Opprettet av saksbehandler"
Elementet kode er den som er påkrevd og er typisk en forkortelse for hva den representerer.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Inneholder forskjellige identifikatorer som "navn", "identifikator" (kan være fra annet system som f.eks. AD), "epostadresse" og "initialer"
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Saksnummer består av kombinasjonen saksaar og sakssekvensnummer som tilsammen blir et unikt saksnummer. Sikrer at saksnummer alltid er på denne formen.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
EksternNoekkel er en nøkkel fra fagsystemet. Består av navn/id (fagsystem) for fagsystem og en nøkkel (noekkel) som er id fra fagsystemet.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Journalnummer består av kombinasjonen journalaar og journalsekvensnummer som tilsammen blir et unikt journalnummer. Sikrer at journalnummer alltid er på denne formen.
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
SaksJournalpostnummer er en kombinasjon av saksnummer og journalpostnummer
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Unik ID for et klassifikasjonssystem
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Unik ID for en korrespondansepart
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Unik ID for en merknad
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Unik ID for et punkt
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Unik ID for en klassifikasjon
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv
Unik ID for en kryssreferanse
Feltet ble opprettet i metadatakatalog som en del av Fiks Arkiv