альтернативні формати: Дивіться відео для цього посібника тут. Отримати доступ до цього довідника як до файла PDF.
Цей посібник охоплює найкращі практики спільного використання файлів для членів команди Mercy Corps з використанням додатків G Suite, зокрема Google Мій диск. Щоб спростити цей посібник, ми обговорюватимемо спільний доступ до одного файлу, наприклад електронної таблиці. Однак, при спільному використанні папки Мій диск доступні такі самі можливості..
Примітка. Для організації спільного доступу до файлів Mercy Corps переходить на Microsoft 365. Після встановлення найкращих практик для цієї платформи буде створено аналогічний документ або ресурс.
Є кілька причин, чому краще поділитися файлом, розмістивши його на Google Диску та надіславши посилання замість вкладення в електронному листі.
- Безпека: ви можете легко змінити того, кому дозволено мати доступ або редагувати ваш файл. Ви також можете зробити посилання тимчасовим, надаючи доступ до файлу лише протягом певного проміжку часу.
- Керування версіями: під час спільного використання файлу, розміщеного онлайн, багато людей можуть одночасно отримати до нього доступ, і всі зміни та коментарі залишаться в одному файлі. Надсилання файлу як вкладення часто призводить до існування кількох версій одного документа з різними іменами файлів, редагуваннями, коментарями тощо. Власник документа витратить багато часу, намагаючись зібрати все це в один файл! Використання посилання також гарантує, що одержувачі завжди мають доступ до найновішої версії документа.
- Розмір файлів: Деякі ІТ-відділи накладають обмеження на дозволений розмір вкладень. Відправлення посилання дозволяє обмінюватися файлами будь-якого розміру.
- Легке редагування: Надання спільного доступу до файлів у форматі Google документи на Диску, Microsoft Word у OneDrive або подібних, дозволяє одержувачу відкривати документ і взаємодіяти з ним за допомогою веб-браузера: не обов’язково мати найновішу версію певного типу програмного забезпечення.
Щоразу, коли надаєте спільний доступ до документів, ви повинні враховувати таке.
- Добре подумайте, хто створить файл або папку, хто буде володіти ними/адмініструвати їх і хто матиме до них доступ. Якщо тимчасові підрядники створюють і адмініструють файли, існує ризик того, що файли або доступ залишаться у них після завершення співпраці!
- Надавайте доступ лише тим, кому файл потрібен.
- Вміст конфіденційної, особистої інформації або інформації, що ідентифікує особу (ІІО), завжди повинен мати обмежений доступ. Якщо ви не можете визначити, чи слід обмежувати доступ до вмісту або як це зробити, будь ласка, зверніться по допомогу до юридичної команди або команди із захисту даних та конфіденційності.
- Використовуйте відповідний рівень дозволів.
- Розглянемо приклад, коли потрібно створити новий статут проєкту. Швидше за все, повний доступ повинна мати лише команда, відповідальна за створення статуту. Коли прийшов час отримувати зворотний зв'язок від інших, надайте додаткові дозволи, які дозволяють лише переглядати або коментувати.
- Будьте вкрай обережні, надаючи запити на доступ членам команди, які можуть випадково користуватися своїми особистими обліковими записами електронної пошти. Замість того, щоб надавати доступ через особистий обліковий запис електронної пошти, надайте доступ через обліковий запис Mercy Corps і попросіть члена команди увійти за допомогою цих облікових даних.
- Дозволи змінюються з часом
- Якщо ви працюєте з кимось лише тимчасово або з людьми за межами Mercy Corps, розгляньте надання тимчасових дозволів. Встановіть дату припинення доступу. Це забезпечить своєчасне обмеження доступу, у разі якщо ви забудете це зробити пізніше.
- Періодично перевіряйте список тих, хто має доступ до ваших файлів, папок або спільних дисків, щоби забезпечити видалення доступу тих членів команди, у яких змінилася роль або які більше не працюють із Mercy Corps.
- Небезпечний вміст вимагає додаткових кроків
- Інформація, що ідентифікує особу (ІІО), інформація, що ідентифікує демографічну належність (ІІДН), або інші типи персональних даних захищені численними законами про захист даних. Перш ніж передавати персональні дані, перевірте юридичні вимоги щодо передачі цієї інформації іншим. Неналежна передача персональних даних може поставити під загрозу учасників програми, донорів, партнерів і членів команди Mercy Corps. Якщо у вас є питання щодо законів про персональні дані або захист даних, будь ласка, напишіть команді із захисту та конфіденційності даних на адресу dataprotection@mercycorps.org.
- Якщо інформація вважається конфіденційною або службовою для ділових цілей, діліться нею лише з тими сторонами, з якими необхідно, та подумайте про надання тимчасового доступу..
- Якщо особа, яка отримує файл, працює в небезпечному місці, або якщо вміст файлу містить персональні дані, подумайте про шифрування файлу або захист його паролем. Приклади того, як це зробити, дивіться в розділах "Шифрування" та "Знеособлення".
- Ніколи не переміщуйте файли без дозволу власника.
- Переміщення файлів може змінити коло осіб, які мають доступ, і зробити пошук файлу неможливим для інших! Завжди уточнюйте у власника документа, перш ніж переміщувати спільний файл у нове місце.
Будь ласка, знайдіть інструкції для підручника з обміну файлами в Gdrive тут.
Те, як і з ким ви будете ділитися даними, має бути частиною ширшої стратегії життєвого циклу даних програми або заходу. Є кілька ресурсів, які можуть вам допомогти.
- "Збірник даних" від Міжнародної Федерації Товариств Червоного Хреста і Червоного Півмісяця (IFRC) є відмінним ресурсом вправ, планів занять, контрольних списків та інших матеріалів, які допоможуть вам організувати бесіди та заходи зі своєю командою. Зокрема, варто почати з Модуля 7 — обмін даними.
- "Довідник із захисту даних у гуманітарній діяльності" від Міжнародного Комітету Червоного Хреста є докладним посібником майже з усіх аспектів гуманітарних даних. Глава 2 спеціально присвячена обміну даними.
- "Інструментарій відповідальності за дані" від Cash Learning Partnership призначений спеціально для тих, хто використовує готівку та ваучери, але є "золотим стандартом" настанов із відповідального ставлення до даних. Дивіться зокрема лист порад №6, "Обмін даними". Інструментарій доступний англійською, арабською, французькою й іспанською мовами.