Frequentie bepalen voor Figma Bieb Sync

[Rozerinay]

We willen de frequentie bepalen waarmee we een Bieb Sync uitvoeren voor designers die een duplicaat van onze Figma bibliotheken gebruiken. Het doel is om een balans te vinden tussen up-to-date blijven en het vermijden van overmatige belasting voor designers.

Doelstellingen

• Bepalen hoe vaak een Bieb Sync nuttig en haalbaar is voor de designers.
• Het minimaliseren van verstoringen in hun workflow.
• Het waarborgen dat ze toegang hebben tot de nieuwste updates, componenten, en verbeteringen.

Acties

1. Inventariseren van behoeften en voorkeuren van de community:

• Onderzoek uitvoeren bij designers om te begrijpen hoe vaak zij een Bieb Sync nodig achten.
• Feedback verzamelen over hun ervaringen met eerdere syncs.

2. Analyse van update-interval:

• Overzicht maken van hoe vaak er significante updates aan de bibliotheek worden doorgevoerd (bijv. nieuwe componenten, token-updates, bugfixes). In het issue The Big Bieb Sync heeft Jeffrey genoemd dat we sinds de laatste Bieb Sync 75 changelogs hebben bijgehouden.
• Bepalen of een vast tijdsinterval (bijv. maandelijks, driemaandelijks) of een op behoefte gebaseerde aanpak het meest geschikt is.

3. Pilot en evaluatie:

• Een proefperiode instellen waarin een voorgestelde frequentie wordt getest.
• Feedback verzamelen en evalueren of de frequentie aan de verwachtingen voldoet.

4. Communicatieplan ontwikkelen:

• Een duidelijke structuur voor onszelf opstellen voor het informeren van designers voorafgaand aan een Bieb Sync.
• Inclusief changelog en praktische instructies voor eventuele noodzakelijke acties.

Acceptatiecriteria

• Een voorgestelde frequentie is vastgesteld en gecommuniceerd naar de designers.
• Er is feedback van designers verzameld en meegenomen in de beslissing.
• De gekozen frequentie minimaliseert verstoringen en zorgt dat designers up-to-date blijven.
• (?) Er is een communicatieplan voor onszelf opgesteld om designers te ondersteunen bij toekomstige syncs. Zie kop 'Voorbeeld van communicatieplan' hieronder.
• Er is gedocumenteerd over de frequentie.

Overwegingen

• Te frequente syncs:
  • Kan leiden tot frustratie of extra werk voor designers, zoals herlinken van componenten of aanpassen van ontwerpen.
  • Verhoogt de kans op fouten in ontwerpen door onverwachte wijzigingen.
• Te infrequente syncs:
  • Designers werken met verouderde componenten, wat leidt tot inconsistenties in ontwerpen.
  • Nieuwe functies of verbeteringen worden mogelijk niet benut.
• Onvoldoende communicatie:
  • Designers kunnen overweldigd raken of niet goed voorbereid zijn op de wijzigingen.
  • Onbekendheid met nieuwe features kan de adoptie vertragen.

Voorbeeld van communicatieplan

Dit is bedoeld voor ons intern gebruik en is een gestructureerde aanpak om de betrokken designers tijdig, duidelijk en volledig te informeren over de Bieb Sync.

1. Informatie vooraf

• Doel van de sync: Waarom wordt de Bieb Sync uitgevoerd? (Bijvoorbeeld nieuwe features, verbeteringen, foutcorrecties).
• Timing: Wanneer zal de sync plaatsvinden? Geef een concrete datum en tijd.
• Impact: Wat kunnen designers verwachten? Moeten ze acties ondernemen, zoals het herlinken van componenten of updates uitvoeren?

2. Changelog

• Een overzicht van alle wijzigingen in de bibliotheek en/of JSON:
  • Toegevoegde of verwijderde componenten.
  • Aangepaste tokens of nieuwe functionaliteiten.
  • Fouten die zijn opgelost.
  • etc.

3. Handleiding of stappenplan

• Instructies voor designers.
• Middels een video. We zetten er handige linkjes in als dit nuttig blijkt.

4. Kanalen voor communicatie

• Aankondigingen: Welke kanaal of kanalen gebruiken we om de Bieb Sync aan te kondigen?
• Supportkanaal: Een plek beschikbaar stellen waar designers vragen kunnen stellen of hulp kunnen krijgen, bijvoorbeeld via Slack of een dedicated Q&A-sessie die we inplannen als er veel dezelfde vragen komen.

5. Evaluatie

• Na de implementatie, deel resultaten en bevindingen met de community. Bijvoorbeeld:
  • Wat ging goed?
  • Welke verbeteringen kunnen in toekomstige syncs worden meegenomen?

Overwegingen

• Ná de Big Bieb Sync: waar delen we de video? In #nl-design-system-designers channel?
• Nummeren we op de cover het versienummer? En plaatsen we dit nummer ook in de naam van de video?

Gerelateerde issues

• The Big Bieb sync #1892