В този документ се опитва да се формулира ясни правила за вътрешната организация на „Общество.бг" касаеща финансирането на проекти. Това е необходимо поради рисковете породени от неосъществени на по-късен етап очаквания и неразбирателства измежду членовете на организацията. Също така изниква и необходимостта от координирани действия от страна на членовете на организацията при кандидатстването от нейното име (примерно: възможно за определени финансиращи оргнанизации да може да се кандидатства само по един проект от едно юридическо лице, което в конкретния случай е „Общество.бг")
С яснота затова кой и защо.
Яснотата по финансирането или заплащането на труда ще се постигне чрез поемане на отговорност за конкретна работа и срок, от конкретни хора. Приоритет имат тези, които са активни по проекта до този момент (или активни по други проекти ако се кандидатства с проект на идейно ниво), но няма да е ограничено само с тях.
Доброволците имат следните преимущества пред хората, които ще работят срещу заплащане:
- няма поставени от друг срокове когато вършат нещо - има го разбирането, че всичко, което правят е от желание и ентусиазъм, че имат личен живот и това което правят в „Общество.бг“ е като допълнение на работата. Когото има платен проект, се очаква работата по него да се свърши навреме и самата дейност да е част от ежедневието, а не бонус.
- имат сигурността на текущата им работа - всеки поел ангажимент по платен проект на Общество.бг знае, че това не е постоянна работа, и че проектът има своя край, след което финансирането спира, ако няма осигурено ново.
- нямат поет ангажимент - доброволец = на добра воля, с желание, и „когато тогава“. Работата им може да е спроадична.
- не са ограничени до безплатни проекти - ако желаят, то те могат да допринасят и към платените проекти. Работата по платен и неплатен проект се различава единствено по финансирането, процесът на работа е същия. Всеки участник в Общество заинтересован от проекта има глас за развитието му.
Кандидатстването за финансиране става от самите участници в проекта, които да ползват „Общество.бг“ като entity. Цялата инициативност идва от хората зад проекта. Тоест: ако някой иска да кандидатства за финансиране на проект, той/тя трябва да се заеме да напише проектно предложение към потенциалния фонд/програма/меценат и пр., което официално се нарича „спомоществувател“. Има написано ръководство за кандидатстване. Преди да се заемете с такава задача, може да потърсите и кои участници са вписали че искат и могат да помагат за тази дейност („Писане на проекти“).
Финансирането получават участниците в проекта, който е спечелил финансиране. Финансиране получава този, който реално е влага време в работа по проекта. Обичайно, още когато се формулира проектно предложение, се посочват данни за екипа на проекта (това е координаторския екип и евентуално – ключови участници наричани „експерти“). Възможно е допълнително да бъдат сключени „вътрешни" споразумения, насочени към това който реално влага време в работа, той/тя да получава средства за извършената работа.
Възможно е например Маргарита Маргаритова да е определенa да изготви дизайна, но Маргарита да няма време за това и да даде задачата на Ивана Иванова. В такава ситуация двете с Маргарита трябва да се разберат за възнаграждението по изпълнената работа.
В проектното предложение се записват участници (експерти и изпълнители), които предоставят своето CV и други документи навреме и в изискания формат. Когато има повече от необходимите комплекти документи за определени позиции, в проектното предложение се записват тези от тях, които биха подсилили кандидатурата с по-високи критерии. Това се решава от участниците, който са се заели да пишат проектното предложение.
Има отделно ръководство по темата.
Отпуснатото финансиране се превежда по сметка на „Общество.бг" и средствата се разпределят от там към участните работещи по финансирания проект. Това става от счетоводителя след подписани граждански или трудови договори.
Координаторът на проекта и участвалите в писането на кандидатстването. Понеже „Общество.бг“ носи отговорност за изпълнението на проекта (доколкото е юридическо лице, от чието име се подават проектните предложения) трябва да се следи и от участниците във вътрешната организация, което е отделен проект
Действа принципът на невмешателство. Това означава, че всеки проект може да бъде предложен и който получи финансиране – той. Така е честно и за координаторите - координаторът, който вложи най-много усилия и има релевантен проект, печели. Не на последно място така се увеличава вероятността някой проект да спечели финансиране, защото предполага, че повече кандидатури ще бъдат предложени.
Какво значи това? Хайде да разберем.
Когато проект е финансиран се появяват повече отговорности, отчетности и бюрокрация. С други думи малко натежава.
Когато има финансиране:
- се наема солиден счетоводител или (в момента Общество.бг има такъв), който може да прави годишните, месечни и всякакви други доклади във формата, който е изискван. Тоест бюрокрацията и отчетността 90% я отмятаме.
- в проекта трябва да е планирано някой (един или повече) от екипа, който ще изготвя годишните резюмета/отчети на свършената работа. Не става дума за счетоводните такива, а за нещо като доклади, само-анализа на свършената работа
- участниците имат добавения ангажимент за вършене на работа във времеви срокове. Това обаче е ангажимент на всяка платена работа. Повечето хора се плашат, че ако не е свършена работата, така както е описана при кандидатстването (не се достигнат заложените индикатори), може източникът на финансиране да изиска да се върне предоставеното финансиране. Тази ситуация обаче е същата и при комерсиални компании и клиенти.
- Има ли вариант, в който единствено координатори на проекти получават финансиране, а това, което правят, е да координират екип от доброволци?
- Не е възможно. Обикновено проектно финансиране се отпуска срещу много подробно описано проектно предложение – в което се посочва (и това е част от оценката) кои точно участници (със съответни CV и документи за компетентност) ще изпълняват дейностите, за какви часове (времеви график), срещу какво заплащане (бюджет) и т.н. Не може просто да се дадат едни пари на някого, от когото да се надяваме, че в крайна сметка (при неизяснени условия) ще се реализира проект.