Tento dokument shrnuje výchozí použití Trella v rámci agentury 2FRESH a jejích startupů (Costlocker a Atoto). Má za úkol standardizovat práci s boardy napříč veškerými týmy, aby bylo dosaženo maximální souhry.
Při používání Trella 2FRESH uplatňuje několik klíčových principů, které zvyšují výslednou efektivu.
- Jeden člověk na kartičku
- Kartička nemění řešitele
- Kartička začíná slovesem
- Úkol trvá nejdéle den
- Tvůrce kartičky je důkladný
- Nejdůležitější úkol je nahoře
- Jeden úkol v jeden moment
- Všechno je marketing
Pokud je na kartičce více lidí, snižuje se pravděpodobnost, že se úkol vyřeší.
Cílem tohoto principu je zajistit jasnou odpovědnost za konkrétní úkol. Řešitel ví, že se má kartičky chopit a nemusí přemýšlet nad posloupností úkolů – o tu se stará projektový manažer nebo tým jako celek v rámci plánování sprintu.
Napomáhá při samotném používání Trella – jakmile řešitel stiskne klávesu Q, okamžitě je jasné, který úkol má dělat (buď úkol, který má ve sloupci In Progress, nebo zcela na vršku sloupce Sprint).
Tehdy pravděpodobně není kartička dostatečně rozpadnutá dle principu Kartička začíná slovesem. Cílem je vytvořit atomické činnosti per řešitel (například Nadesignovat katalog produktů a Nakódovat katalog produktů).
Pokud problém setrvává, může být ještě způsoben tím, že činnost není rozpadnutá na konkrétní kroky dle principu Úkol trvá nejdéle den – málokdy se stane, že jeden návrh kreslí dva grafici nebo že jeden katalog kóduji dva kodéři (jeden pravděpodobně připravuje business logiku a druhý vizuální složku).
V ideálním případě kolegové úkol odebírají – toho docílí tím, že otevřou kartičku a kliknout na tlačítko Odebírat vpravo dole. Díky tomu budou u úkolu dostávat notifikace a u kartiček, které odebírají, se zobrazí červený zvoneček signalizující nezhlédnutou aktivitu.
Dalším důležitým prvkem jsou @mentions v komentářích a popisu karty, které upozoroní konkrétního kolegu.
Vzhledem k principům Kartička začíná slovesem a Tvůrce kartičky je důkladný není možné, aby kartička měnila řešitele, protože by to vyžadovalo přepsání zadání kartičky.
Cílem tohoto principu je především zachování všech činností, které vznikly, aby bylo možné se k nim případně vrátit. To má řadu důležitých vedlejších účinků:
- lze stanovit odhady pro kartičku (pokud by měnila řešitele, měnily by se odhady a nebylo by je možné zpětně dohledat)
- je možné trackovat čas na konkrétní kartičce
- z jiných kartiček je možné odkazovat na konkrétní činnost
Ano a je to dobře. Pokud jde o to, aby řešitelé nebyli zahlceni zbytečnými kartičkami – k tomu nedochází, protože řešitelé mají stejně vyfiltrované kartičky pouze pro sebe díky klávese Q.
Vzhledem k principům Kartička začíná slovesem a Tvůrce kartičky je důkladný vzniká nová kartička se zadáním pro konkrétního řešitele a nese odkaz na původní kartičku v případě potřeby kontextu.
Naším cílem by mělo být zajistit, aby měl řešitel jasné zadání, které by neměl dohledávat v rámci konverzace.
Je možné odebírat aktivitu na sloupcích – pokud vytvoříme sloupec pojmenovaný Schválení u klienta a domluvíme se, že ho bude klient odebírat, je situace vyřešená. To samé platí i pro sloupec Schválení projektovým manažerem a podobně.
Jakmile kartička začíná slovesem, které charakterizuje konkrétní činnost, upřesňuje se tím zadání a volba odpovědného řešitele.
Abychom zajistili efektivní využití času, reálnější odhady a plánování, je žádoucí větší úkoly rozpadat na konkrétní kroky. Ty je díky tomu možné přesněji odhadnout a naplánovat. Snižuje se tak riziko nepřesné alokace řešitele.
Přeci není možné odhadnout, jak budou některé činnosti dlouho trvat. Třeba tvorba loga může trvat 2 hodiny, ale také dva týdny. Jak postupovat tehdy?
Pokud řešitel určí odhad 2 hodiny až 2 týdny, zeptejte se ho, které kroky konkrétně musí podniknout, aby úkol splnil. Pokud odpověď zní, že to tak prostě je, je vhodné začít hledat někoho nového.
Toto téma se často objevuje u kreativní činnosti – typicky právě loga a podobně. Je vhodné si prostudovat knihu Design Is a Job a rozbít mýtus umělce, kterému musíme dát prostor pro polibek múzou. Design není synonymum pro grafiku nebo umění – skutečný designér ovládá proces, který vede k dosažení cíle a nespoléhá na štěstí.
Čím více práce si dám s kartičkou já, tím méně s ní má řešitel.
Jakmile vytváříme kartičku, je naší odpovědností a zájmem, aby byl úkol co nejlépe zadaný. Výhody z toho plynoucí jsou následující:
- přesně zadaný úkol snižuje riziko chybné implementace, protože řešitel ví, co má dělat
- dobře zadaný úkol znamená méně dotazů od řešitele, takže se nám čas strávený tvorbou kartičky ve výsledku vyplatí
- definování úkolu nám pomáhá si vyjasnit myšlenky
- kvalitně zadaný úkol nefrustruje řešitele – ten se ho může chopit a začít pracovat namísto dohledávání chybějících informací
Toto pravidlo je klíčové hlavně ve sloupci Sprint, který obsahuje prioritizovaný seznam úkolů na tento týden. Díky tomu funguje velice efektivní mechanismus – po stisknutí klávesy Q řešitel okamžitě ví, který úkol má dělat.
Nikdo nedokáže řešit jeden v moment více úkolů najednou, což znamená, že ve sloupci In Progress může být jenom jeden úkol per řešitel. Pokud řešitel pracuje na jiném úkolu, vrací původní úkol zpět na vršek sloupce Sprint.
Toto pravidlo pochází z knihy Restart a připomíná nám, že to, jak pojmenováváme kartičky nebo jakým způsobem komentujeme, se podepisuje na tom, jak působíme na okolí. Ať už máme na mysli kolegy, klienta nebo širokou veřejnost, naše fungování v Trello má velký vliv na naše renomé a definuje úroveň naši profesionality.
Nezdržuje nás, když se snažíme mluvit spisovně a vše popisujeme dlouhými větami namísto prostého vytvoření kartičky?
Na první pohled ano. Jakmile se úkolu chopí řešitel, naše důkladnost se nám vrátí (Tvůrce kartičky je důkladný). Kromě toho promyšlené názvy kartiček, popisy a komentáře snižují pravděpodobnost nedorozumění.
První sloupec, Inbox, slouží k neřízenému sběru podnětů. Jsou to nápady, které se ve výsledku ani nemusí stát reálnými úkoly, ale bylo dobré je zachytit. Příkladem mohou být nápady pro použití technologií, které ale ještě nemáte nazkoumané, takže nemůžete vytvořit skutečný úkol. Věci v Inboxu zkrátka musí ještě trošku dozrát.
V ideálním případě sloupec Inbox nepotřebujete, protože máte pro sběr podnětů určený jiný nástroj. Například Costlocker využívá různých kanálů, které ovšem všechny ve výsledku putují do aplikace ProductBoard, kterém si určitě popovídáme v některém z dalších dílů. Výhodou pak je, že máte veškeré podklady na jednom místě nemusíte je hledat v e-mailech, Slacku a podobně.
Sloupec Backlog již obsahuje konkrétní úkoly nebo větší celky, které bude potřeba dále rozpadnout, ale počítá se s tím, že se budou dělat. V ideálním případě je Backlog seřazený dle priority od nejdůležitějšího po méně důležité úkoly.
Inbox a Backlog jsou jediné dva sloupce, které se nemusí striktně držet pravidla, že každý úkol musí začínat slovesem. S velkou pravděpodobností se totiž hrubší úkoly budou v průběhu času doupřesňovat. Například totiž můžete vědět, že je potřeba v aplikaci vytvořit Katalog produktů, ale neznáte konkrétní úkoly, které z toho plynou.
Ve Sprintu shromažďujeme seznam detailních úkolů na krátké časové období (ideálně týden), ve kterém má každá kartička pouze jednoho řešitele a celý sloupec je seřazený dle priority. Ve výsledku to znamená, že pokud uživatel používá klávesu Q, ví v každý moment, kterým kolem má následovat – tím, který je ve Sprintu zcela nahoře.
Pokud nechcete pracovat ve sprintech, ale říkáte si, že bohatě stačí pouze dobře prioritizovaný Backlog a je to určitě možnost. Z psychologických důvodů ale není příliš vhodná – vzniká nekonečná fronta úkolů a tým neví, jestli plní úkoly dle plánu, nebo jestli jsou ve skluzu. Dělení na jednotlivé týdny pomáhá přehlednosti a navíc umožňuje generovat Burndown Charty, na nichž letmým pohledem jasně vidíte stav.
Sloupec In Progress říká, na kterém z úkolu ze Sprintu kolegové aktuálně pracují. Tento sloupec má ovšem jedno důležité pravidlo – každý zde může mít jenom jednu kartičku, protože dokáže v jednu chvíli pracovat na jediném ukolu.
Úkol má z In Progress tři možné cesty. Buď ho musíte na chvilku odložit kvůli jinému úkolu a v tu chvíli putuje zpět do Sprintu. Jindy se může stát, že na úkolu nemůžete pracovat, potože ho něco blokuje – tehdy patří do sloupečku Blocked. V ideálním případě cestuje kartička do sloupce Acceptance.
Pokud na úkolu není možné pracovat, patří do sloupce Blocked, přičemž v komentáři vysvětlíte, čím je úkol blokován a ideálně odkážete na příslušný úkol a použijete @mention pro řešitele.
Jakmile je úkol hotový, putuje do sloupce Acceptance, ve které probíhá kontrola úkolu a jeho schválení. V některých případech můžete mít i více sloupečků Acceptance – například interní, u klienta a u CEO. Díky tomu máte jasno, kdo má aktuálně úkol na starost.
Pokud vše dopadne dobře, přesouvá schvalující kartičku do sloupce Done, který říká, že je práce dokončená.
Nabízí se otázka – archivovat úkoly, jakmile jsou dokončené? Je vhodné tak učinit například po dokončení sprintu, a to z toho důvodu, že úkoly můžete stejně kdykoli dohledat v archivu v logických celcích.
Sloupec Production říká, že je úkol dokončený a je nasazený na produkci, tedy dostupný veřejnosti. Tento sloupec dává smysl hlavně při tvorbě produktů nebo dlouhodobější přípravě webů, které mají i testovací fázi.